Denk je dat je het druk hebt? Het is je veel te ruime deadline die je in de weg zit

🕐 6 min

18 september 2019

Drukdrukdruk, gestresst en altijd rennend voor die volgende deadline? Haal dan je deadline naar voren. Ja, naar voren, niet naar achteren. Klinkt niet logisch? Toch is het dat wel. In werkelijkheid ren je voor niets, is die stress nergens voor nodig en ben je lang niet zo druk als je dacht. Heeft te maken met Parkinson’s Law. Blijf lezen. ‘’Work expands so as to fill the time available for its completion’’, schreef Cyril Northcote Parkinson in 1958 in zijn boek Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress. ‘’If something must be done next week, it’ll be done next week. If something must be done tomorrow, it’ll be done tomorrow.’’, zo schreef hij. Met andere woorden: het maakt niet uit hoeveel tijd je jezelf geeft om een bepaalde taak te volbrengen, je maakt de tijd toch wel op. Waarmee? Met god knows what, maar in ieder geval niet met dingen die écht belangrijk zijn. Is dat de verklaring voor het feit dat je op een of andere manier altijd nét op tijd klaar bent? Dat je, of je nu een week of een maand aan een plan werkt, je altijd op de laatste dag voor de deadline de puntjes op de ‘i’ zet? Want, laten we eerlijk zijn, dit herken je vast: Je geeft jezelf een hele week de tijd om dat ene idee uit te werken, de deadline zet je op vrijdag einde dag. Op maandag komt het er niet van – drukdrukdruk. Op dinsdag zit je de hele dag in meetings. Op woensdag was je héél productief, maar niet in de mood om je idee uit te werken. Op donderdag nam je vrij – het was ineens heel lekker weer. Op vrijdagochtend ga je er even goed voor zitten. In een uurtje heb je iets waar je dik tevreden mee bent. Dan denk je: had ik dit niet op maandagochtend kunnen doen? Jazeker wel. En dat, lieve lezer, heet Parkinson’s Law.

Wetenschap of populaire theorie voor in een managementboek?

Geen wetenschap

Hoogleraar Bestuurskunde Aris van Braam schreef in 1960: ’Welke bedoelingen Parkinson met het schrijven van zijn artikel ook gehad moge hebben, één ding is mij dunkt wel duidelijk: het heeft heel weinig met wetenschap uitstaande. De indruk, welke de schrijver op verscheidene plaatsen wekt, dat men hier te doen heeft met een wetenschappelijke verhandeling, althans met een verhandeling, welke op de resultaten van wetenschappelijk onderzoek is gebaseerd, is dan ook misleidend. Parkinson’s Wet berust op een reeks veronderstellingen en axiomatische en geleerd-aandoende apodiktische beweringen. Van een serieuze empirische toetsing dezer veronderstellingen en beweringen vindt men niets.’’ Dat klopt ook wel, want Cyril Northcote Parkinson baseerde zijn wet op persoonlijke observaties binnen de Britse overheid waar hij werkte. Hij zag daar hoe de omvang van het Britse Rijk afnam, terwijl het aantal ambtenaren om het te besturen toenam. Zijn verklaring hiervoor was tweeledig:

  • managers willen meer ondergeschikten in plaats van meer rivalen
  • managers creëren werk om elkaar bezig te houden

Wel aannemelijk

Hoewel de heer Parkinson zijn wet niet heeft ontwikkeld volgens wetenschappelijke standaarden, is de wet zeker aannemelijk te noemen. Los van de observeringen die hij zelf al deed bij de Britse overheid, herkennen we allemaal de deadlines die je nét haalt. Ja, al sinds de middelbare school weet je: op een of andere duistere manier ben je altijd nét voor de deadline klaar. Heb je een uur om je mail te doen? Dan ram je de ene mail na de andere eruit en ben je binnen een uur klaar. Geef je jezelf vier uur de tijd? Dan check je tussendoor je Instagram feed, trek je voor die ene mail wat extra tijd uit en die collega die je in je ooghoek voorbij zag lopen, die spreek je ook nog even aan. Het resultaat is hetzelfde als wanneer je je mails in één uur probeert te beantwoorden; je bent net op tijd klaar.

Bikeshedding

De ‘extra’ tijd die je hebt vul je dus met allerlei minder zinvolle dingen dan het werk dat je wilt doen. Parkinson beschrijft dat principe in zijn Parkinson’s Law of Triviality, ook wel bekend als ‘bikeshedding’, een verwijzing naar een voorbeeld dat hij in 1957 beschreef. Daarin beschrijft hij een team dat bezig is te bespreken hoe zij het beste een kerncentrale kunnen bouwen. Tijdens dat gesprek dwalen ze af en verzanden ze in futiele zaken als het materiaal van het fietsenhok waar werknemers hun fiets kunnen parkeren. Moraal van het verhaal: tja, zo komt de tijd wel vol.

Bullshitbanen

Ook de verklaringen die Parkinson geeft voor de toename in de hoeveelheid werk (1: managers willen meer ondergeschikten in plaats van meer rivalen, 2: managers creëren werk om elkaar bezig te houden) zijn niet vergezocht en bovendien actueler dan ooit. VPRO Tegenlicht schetste de enorme hoeveelheid ‘bullshitbanen’ waar de hedendaagse wereld mee te maken heeft, een fenomeen dat op de kaart werd gezet door de Amerikaanse antropoloog David Graeber. Hij beschrijft in zijn boek Bullshit Jobs: A Theory hoe meer dan de helft van alle banen, volgens de werknemers zelf, totaal nutteloos is. Hoe dat komt? Grotendeels doordat managers zich belangrijk willen voelen en daarom de behoefte hebben aan meer mensen onder zich. Die mensen moeten natuurlijk wel wat te doen hebben; dus dat er bullshitbanen voor al die mensen worden bedacht, dat is evident.

Kortere deadlines dus. De praktijk.

Dus we kunnen dezelfde hoeveelheid werk in minder tijd gedaan krijgen? Volgens veel mensen, waaronder economen en politici, kan dat. En bovendien zouden we ons dan beter voelen, minder stress ervaren, meer tijd over hebben voor vrienden en familie, beter voor onszelf zorgen en nog veel meer voordelen waar zowel organisaties als de samenleving als geheel beter van worden.

Van acht naar zes

Voor Zweden was dit reden genoeg om te experimenteren met de zesurige werkdag. Gedurende twee jaar werkten zeventig verpleegkundigen zesurige in plaats van achturige werkdagen. Tijdens de eerste achttien maanden van het experiment waren de verpleegkundigen minder vaak ziek, gaven zij aan gezonder te zijn én bovendien productiever: zij organiseerden 85% meer activiteiten voor hun patiënten. Het betreffende ziekenhuis is niet het enige voorbeeld van een organisatie die op zo’n manier experimenteert met een hogere productiviteit in minder werktijd. In Liverpool verkortte een marketingbureau bij wijze van experiment haar werktijden van 8:30 tot 17:30 naar 09:00 tot 16:00 met een verplichte pauze van een uur. Na afloop van het experiment concludeerde het bureau dat klanten nog altijd verwachten tussen 08:30 en 17:30 contact op te kunnen nemen, maar veel werknemers werken er nu één of meerdere zesurige werkdagen per week. Verder ontdekten ze er dat meetings van een uur vaak makkelijk in een kwartier kunnen en dat de vrijdagen om 16:00 best mogen eindigen. Ook het bekende Toyota heeft al de nodige ervaring opgedaan met de zesurige werkweek. Dertien jaar geleden introduceerden zij de zesurige werkweek voor hun werknemers in Zweden. Het resultaat? Een hogere winst en een betere moraal onder haar werknemers. En meer bedrijven in dat land maken de switch naar zesurige werkdagen. Toch is niet iedereen enthousiast. Zo vertelt de CEO van 3D bio-printing bedrijf Cellink aan de Equal Times: “I was not convinced it was a viable option but I was willing to give it a shot to test the waters. So, we tried it out with our production staff. In the end, we realised it wasn’t for us. Our production team was too stressed and felt they weren’t able to accomplish what needed to be done on a daily basis.’’ Een en ander is natuurlijk afhankelijk van hoe je je organisatie hebt ingericht en wat de huidige situatie is wat tijd en productiviteit betreft. Maar experimenteren kan geen kwaad en de belofte van meer kunnen doen in minder tijd is voor veel organisaties zowel wenselijk als haalbaar.

Zelf meer gedaan krijgen in minder tijd?

Heb jij na het lezen van dit artikel ook het idee dat je dezelfde hoeveelheid werk in minder tijd gedaan kan krijgen? Dat je eigenlijk, als je heel kritisch kijkt, misschien wel nét iets meer dan nodig bij de koffieautomaat staat? Dat de meeste meetings in je agenda eigenlijk niet nodig zijn, of in veel minder tijd kunnen? Dat je met je voet op het spreekwoordelijke gaspedaal en een slimmere manier van werken net zo goed een uur later kunt beginnen en een uur eerder naar huis kunt, zonder op productiviteit in te leveren? Tips

  • Schuif al je deadlines een dag naar voren – en kijk wat er gebeurt
  • Probeer eens een zesurige werkdag (met dezelfde workload)
  • Geef je projecten 50% van de tijd die je ze nu geeft – en kijk wat er gebeurt
  • Probeer meetings in de helft van de tijd te doen, of schrap ze helemaal als ze niet écht nodig zijn

Over die deadlines: onrealistische deadlines werken daarbij natuurlijk niet, maar ambitieuze deadlines, deadlines die Parkinson’s-Law-proof zijn, die kunnen weleens beter werken dan je ooit voor mogelijk had gehouden. En de tijd die ontstaat door al die geschrapte meetings die toch niet écht nodig waren, geven je de agendaruimte waar je altijd al naar snakte.

Ook efficiënter met je tijd omgaan?

We kunnen niet wachten om ook jouw organisatie efficiënter te krijgen op het gebied van tijd. Kijk snel hoe we voor jouw organisatie het verschil kunnen maken.

Benieuwd wat Critical Minds voor jou kan betekenen?