En toen mochten we zelf! – De doorlooptijd verkorten bij de verbouwing van ons eigen pand –

🕐 3 min

19 september 2019

Binnenkort nemen Floris en Tjardo – de oprichters van Critical Minds – de Hugo Kotestein Oorkonde 2019 in ontvangst. Een geweldige opsteker: de gelijknamige stichting beloont hiermee onze inspanningen om de authenticiteit en uitstraling van ons pand zoveel mogelijk te behouden. Hoe we dit voor elkaar hebben gekregen? Op onze eigen manier, zoals gewoonlijk…

Het is 17 maart 2017: lichtelijk nerveus en met een dikke glimlach zetten Floris en Tjardo een handtekening op de koopakte van het voormalige gemeentehuis van Kamerik, een dorp met nog geen vierduizend inwoners in de provincie Utrecht. Na een tijdje huren hebben ze besloten dat dit het definitieve onderkomen wordt van Critical Minds. Vanwege de bereikbaarheid, uitstraling, openheid en rust. Wat dan weer niet bij de pluspunten hoorde was de binnenkant van het pand. Het was oud, tochtte, of eigenlijk: het had een heleboel aandacht nodig. Nu zijn Critical Minds van nature positief en gedreven, dus dit was geen probleem maar een leuke uitdaging!

Feestje

Bas Schreuder, Critical Mind sinds mei 2015, ontfermde zich over de verbouwing van het pand, een project dat van februari tot en met april 2018 zou lopen. De eerste maanden organiseerde hij creatieve sessies met architecten. Er moest een manier gevonden worden hoe we het pand optimaal konden benutten zónder de oude, monumentale en prachtige details te verliezen. Daarna kwam de designfase en toen die op z’n einde liep begon voor ons het echte feest: de uitvoering.

Waarom ‘feestje’? Omdat het precies is wat we graag voor onze klanten doen: we helpen om projecten beter te beheersen. Draagvlak van hen die het project uitvoeren en communicatie tussen deze mensen is daarbij essentieel. De juiste mate van commitment, openheid en bijsturing brengen een project op tijd tot een goed einde.

Het spreekt voor zich dat de keuze van de aannemer een belangrijke was. We zochten namelijk iemand die open stond voor onze manier van werken. Aannemer Hoogwerf was er zo eentje. Ons feestje kon dus beginnen, maar niet voordat alle randvoorwaarden op orde waren: een duidelijk specificatie, een heldere scope en ondubbelzinnige projectafspraken. Uiteraard was de calculatie transparant, zodat we naast doorlooptijd ook konden sturen op kosteneffectiviteit.

Planningsmuur

We voelden aan ons water dat het een uitdagend project zou worden. Gelukkig houden we daarvan. Er werd een strakke planning gemaakt en eind februari, na een voorspoedige start, werd al duidelijk dat we de geplande opleverdatum niet gingen halen. Dit betekende ook dat de borrel niet door zou gaan, dus er werd direct gehandeld. En wat doen we dan bij Critical Minds: met zijn allen in één hok, een lege muur en een stapel post-its. Alle partijen plakten aan de muur hoe hun planning eruit zou zien en direct kwamen er inzichten boven, bijvoorbeeld “wanneer jij daar begint, heeft het geen nut dat ik daar ook begin…”. Het spannendst was het moment van de staallevering. Dit werd nu goed inzichtelijk en kon in de gaten gehouden worden, net als de impact van droogtijden – voor het gevoel iets futiels, maar dat is het dus niet. Kortom, alle partijen wisten weer wat de anderen aan het doen waren of gingen doen.

Deze sessie zou ervoor zorgen dat de borrel (dus eigenlijk de oplevering) gehaald zou worden en iedereen gaf dan ook zijn commitment. Er hing zelfs een roze post-itje aan het eind van de (onderhand zes meter lange) planningsmuur met maar liefst een hele week projectbuffer.
Nu is een planning maken één. Het halen van de planning is een heel ander verhaal. En dat is nu precies waar we goed in zijn. Wekelijks stonden alle partijen weer voor de zes meter lange planningsmuur om te kijken hoe het met de voortgang ging, of er hulpvragen waren en of er struikelmomenten waren. Doordat wij, als opdrachtgever, ook aanwezig waren bij deze wekelijkse standup meetings konden we snel schakelen en waren we goed op de hoogte. Beslissingen over meerwerk werden vlot genomen en alle andere onderwerpen eerlijk en open behandeld.

Topproject

Het bleek al met al een goed plan. De verbouwing ging soepel, bijna een ongeloofwaardig project voor de vele collega’s die in het projectmanagement werken. Ging er dan helemaal niks mis? ‘Tuurlijk, maar niet veel. Alleen het stucwerk bleek de verkeerde samenstelling te hebben waardoor de verf niet pakte. Dat het buiten vroor hielp ook niet mee. Zelf zaten we die dagen in de kelder op een paar vierkante meter te vergaderen met jassen aan en sjaals om…

Dit leest misschien weg als een topproject en eigenlijk was dat het ook. Het geheim is openheid en communicatie. Door kort te schakelen tussen partijen kwam alles op tafel. Als er afwijkingen waren dan stuurden we direct bij. Omdat de aannemer duidelijk aangaf waar hij ging werken, wisten wij ook op tijd waar wij zelf konden werken. We waren niet alleen goed op elkaar ingewerkt, maar werkten ook echt samen.

Oké, dan nu het resultaat. Daar gaat het bij onze klanten immers ook om. De doorlooptijdverkorting was 15% – van 13 naar 11 weken. Wij kwamen erachter dat de uitdagingen in kleine projecten hetzelfde zijn als in de grote projecten van onze klanten. De aannemer kwam er op zijn beurt achter dat de methodieken die wij faciliteren echt werken: “Ik wilde Critical Minds vooraf geen gelijk geven, maar het is dankzij hun manier van werken toch gelukt om eerder op te leveren!” En de borrel? Daar was iedereen blij natuurlijk. Want we hadden bewezen wat we altijd al zeggen: dat mensen het verschil maken.

Benieuwd wat Critical Minds voor jou kan betekenen?