Hoe het grotere plaatje zorgt dat je planning niet in gevaar komt

🕐 2 min

30 oktober 2019

Misschien ken je dit verhaal: op een bouwplaats waar een kathedraal wordt gebouwd zijn drie steenhouwers aan het werk. Tijdens de pauze vragen ze elkaar: waarom ben jij eigenlijk stenen aan het houwen? 

De eerste steenhouwer zegt: ‘’Om mijn gezin te onderhouden.’’

De tweede steenhouwer zegt: ‘’Omdat de baas het zegt.’’

De derde steenhouwer zegt: ‘’Stenen aan het houwen? Ik ben een kathedraal aan het bouwen!’’

Welke steenhouwer in dit verhaal geeft het meest waardevolle antwoord? Juist. De derde. Waarom? Omdat hij het grotere plaatje ziet en daardoor slimmere beslissingen kan maken in zijn werk. Hij snapt dat de stenen geschikt moeten zijn om een kathedraal mee te bouwen. Hij heeft een idee van hoeveel stenen er moeten komen. Hij begrijpt ook waar al dat hout op de bouwplaats voor is en dat er waarschijnlijk nog ergens glas en lood moet liggen. 

In projectmanagementtaal: hij neemt projecteigenaarschap en voelt zich verantwoordelijk voor het eindresultaat. 

En dat allemaal omdat hij in staat is tot uitzoomen, het toverwoord in dit verhaal. 

Het tegenovergestelde van uitzoomen: de waan van de dag

Ken je dat? Je hebt besloten dat je vandaag A, B en C gaat doen en aan het einde van de dag is daar niets van terecht gekomen. Wél heb je D, E en F gedaan. Zie daar de welbekende ‘waan van de dag’. We kennen ‘m allemaal. In de loop van de dag gebeuren er nu eenmaal dingen die meteen aandacht nodig hebben waardoor er uiteindelijk weinig terecht komt van de initiële planning. Denk aan een leverancier die toch niet levert, informatie die te laat komt of een collega die niet beschikbaar is.

Vaak gaat het hierbij om ‘onvoorziene omstandigheden’. Soms zijn die inderdaad ‘onvoorzien’ en moet je je daarbij neerleggen. Dat gebeurt nu eenmaal. Sterker nog, binnen elk project gebeurt dat. 

Maar in veel gevallen zijn die omstandigheden niet zo onvoorzien. Je had ze kunnen zien aankomen. Of op z’n minst had je die risico’s kunnen incalculeren en buffers in je planning kunnen inbouwen. 

Hoe ga je om met die waan van de dag? Uitzoomen

Terug naar het voorbeeld van de steenhouwers en de kathedraal. Op een dag loopt de baas van de drie steenhouwers de bouwplaats op. Hij ziet een grote stapel stenen liggen op de plek waar de kathedraal moet worden gebouwd. Die stenen liggen dus in de weg. Hij loopt naar de steenhouwers toe en vraagt: ‘’Wie van jullie heeft die stenen daar neergelegd?’’

De eerste steenhouwer zegt: ‘’Ik. Ik houw zoveel mogelijk stenen. Die plek was voor mij het dichtste bij.’’

De tweede steenhouwer zegt: ‘’Ik. Je hebt me niet verteld dat ik ze daar niet mocht neerleggen.’’

De derde steenhouwer zegt: ‘’Ik niet, want daar moet de kathedraal komen. Mijn stenen liggen ergens anders.’’

De moraal van dit verhaal: maak iedereen op je project een derde steenhouwer

Moraal van het verhaal: als je kunt uitzoomen, zie je het grotere plaatje. Als je het grotere plaatje ziet, zie je de onderlinge verbanden. Als je de onderlinge verbanden ziet, kun je betere beslissingen maken. En als je betere beslissingen maakt, maak je minder fouten die de planning van je project in gevaar brengen.

Dus. Zorg ervoor dat iedereen binnen je project een derde steenhouwer is, iemand die weet wat het grotere plaatje is en zich daar verantwoordelijk voor voelt. 

Ben je benieuwd hoe wij dit aanpakken? Kijk dan hoe wij mensen en organisaties verder brengen door hen te helpen hun projecten te beheersen.

Kunnen we met je meedenken?

Bij Critical Minds geloven we dat elk project binnen de tijd af kan. Kunnen we met jou meedenken? Neem dan contact met ons op.

Benieuwd wat Critical Minds voor jou kan betekenen?