Alewijnse Marine

26 september 2018

Doorlooptijdverkorting bij Alewijnse Marine

Alewijnse Marine ontwerpt, levert en integreert elektrotechnische systemen, aan organisaties in de maritieme industrie, wereldwijd. Zij verzorgen de gehele elektrotechnische infrastructuur voor onder andere superjachten, offshore-, bagger- en sleep-boten. Oceanco en Amels (Damen Shipyards) zijn een aantal klanten uit het grote klantenbestand van van Alewijnse Marine.

De Uitdaging:

In deze zeer complexe en technische omgeving waarin Alewijnse Marine zich bevindt, zijn goede planningen en projectmanagement cruciaal voor een succesvolle afronding van projecten. Complexe projecten vereisen een grondige planning, op verschillende detailniveaus en voor verschillende belanghebbenden. Drie jaar geleden had Alewijnse Marine geen centrale planningsafdeling en werden de planningen op hoog niveau uitgevoerd door projectmanagers. Alewijnse Marine was op zoek naar een partij die kon helpen meer inzicht te krijgen in de projecten en die ervoor kon zorgen dat projecten op tijd werden opgeleverd. Daarnaast was het belangrijk om Alewijnse Marine in staat te stellen om op tijd te sturen op mogelijke afwijkingen, en inzicht te krijgen in de werkelijke uitvoering van de projecten met betrekking tot tijd, financiën en middelen.

De volgende doelstellingen werden geformuleerd:

  • Ontwikkelen van een generieke planningsmethodiek.
  • Ontwikkelen van een systematische aanpak voor het verkrijgen van inzichten in de capaciteit van de resources op verschillende niveaus.
  • Inzicht in de projectstatus, om zo proactief, efficiënt en voorspelbaar te zijn.
  • Operationele ondersteuning bij het plannen van capaciteit.
  • Inzicht in de KPI’s die de werkelijke prestaties en afwijkingen van projecten weerspiegelt.
  • Uniforme manier van werken op de planningsafdeling.
  • De doelstellingen zijn gedurende de samenwerking continu geëvalueerd en, indien nodig, aangepast.

De Oplossing:

Om ervoor te zorgen dat alle betrokken belanghebbenden op één lijn zitten, zijn er verschillende interviews afgenomen en sessies georganiseerd. Mede hierdoor kon er een doordachte missie, visie en strategie ontwikkeld worden.

Bij het opzetten van een planning is inzicht in de projecten en alle bijbehorende activiteiten en afhankelijkheden, inclusief die van derden, zeer belangrijk. Welke afdeling is verantwoordelijk voor wat, hoeveel tijd en welke middelen zijn hiervoor nodig, etc. Daarom zijn gedegen en breed gedragen workflows van groots belang voor een goede planning. Wanneer dit in een planning wordt vertaalt, is het creëren van een uniforme Work Breakdown Structure (WBS) een zeer nuttig hulpmiddel voor de juiste plaatsing van activiteiten onder bepaalde functies van het project.

Om de uniformiteit te waarborgen, is er een generieke template ontwikkeld die bruikbaar is voor alle projecten. Dit template is gebouwd in MS-project met verschillende rapportages op basis van dit sjabloon. Dit maakt het mogelijk om uniforme rapportages te genereren, waardoor een uniforme manier van werken wordt gestimuleerd en de prestaties worden gewaarborgd. De belangrijkste inzichten uit de rapportages komen neer op drie belangrijke prestatie-indicatoren, beschikbaar op verschillende niveaus van het bedrijf:

  1. Schedule perfomance index: die aangeeft hoe goed het project presteert in vergelijking met de initiële tijdlijn van het project;
  2. Cost performance index: die aangeeft hoe goed het project presteert in termen van kosten;
  3. Earned Value: welke de werkelijke prestaties van de bronnen laat zien; wat produceerden ze eigenlijk in de uren besteed aan het project.

Bovenstaande kan alleen bereikt worden als de voortgang regelmatig wordt gemeten en daarom is er een tweewekelijkse voortgangscyclus geïntroduceerd bij alle betrokken belanghebbende van het project. Deze meetings geven op deze manier meer inzicht in de resourcebezetting van Alewijnse Marine en in de voortgang van de projecten.

Om ervoor te zorgen dat de verzamelde informatie op het juiste moment aan de juiste mensen werd verstrekt, is er een tijdschema opgesteld voor de vergaderingen en rapporten. Op die manier weten alle betrokkenen wanneer welke informatie moet worden aangeleverd en wanneer bepaalde documenten moeten worden ontvangen. Dit zorgde ervoor dat er meer duidelijkheid was over de verwachtingen.

“De transparantie en proactieve manier van werken van de Critical Minds verbeterde de communicatie binnen ons bedrijf, wat leidde tot beter begrip van elkaar, het afdwingen van verantwoordelijkheid en controle over de projecten die we uitvoeren." Supply Chain Manager, Alewijnse Marine.

Bovenstaande is in eerste instantie opgezet door verschillende Critical Minds op operationeel gebied. Daarna zijn er drie planners ingehuurd, die op de bovenstaande manier zijn opgeleid. Gedurende deze tijd werden er tweewekelijkse verbeteringssessies gehouden met de planners, de Supply Chain Manager, Critical Minds en andere stakeholders indien nodig. Hierdoor kon de rapportage continue verbeterd worden, de planning bijgewerkt worden en konden bepaalde activiteiten in de template gewijzigd worden indien deze wens er was. De rol van Critical Minds veranderde van operationeel naar een adviserende en coachende rol. Uiteindelijk was de planningsafdeling in staat om problemen en uitdagingen zelf aan te pakken.

De Resultaten:

De afgelopen drie jaar hebben Critical Minds en Alewijnse Marine veel bereikt, waaronder:

  • Een gevestigde en breed gedragen missie, visie en strategie;
  • Een complete handleiding voor de planningsafdeling, inclusief weg naar werkdocumenten;
  • Een generieke template in MS-projecten die van toepassing is op alle schepen;
  • Verschillende rapportages die rapporteren over de KPI's;
  • Een tijdschema voor de planners met alle vergaderingen en deliverables;
  • Alle projecten (vandaag de dag rond de 50) zijn gepland;
  • Eén centrale locatie om het gebruik van middelen door de hele organisatie te verwerven;
  • Inzicht in de projectstatus resulterend in constructieve interne en externe feedback.
  • Een doorlooptijdverkorting bij de meeste projecten van ongeveer 5%;
  • Eén centrale planningsafdeling.

Critical Minds kijkt terug op een uitdagende en plezierige samenwerking met Alewijnse Marine. Waar in het begin er nog weerstand was met betrekking tot de planning, staat er na drie jaar een gevestigde centrale planning, een complete handleiding met een generieke template voor alle projecten en een breed gedragen missie, visie en strategie. Door de juiste mensen te betrekken en te laten zien welke inzichten en resultaten verkregen kunnen worden, begon iedereen het belang in te zien van een goede planning. Wanneer er verandering nodig is, kunnen jonge, frisse en intelligente mensen zoals Critical Minds zorgen voor draagvlak en kunnen nieuwe inzichten geven.

"Critical Minds heeft een verfrissende en andere kijk op de problemen waarmee we worden geconfronteerd dan wij zelf. Dit zogenaamde flip-denken leidde tot nieuwe inzichten en stelde ons in staat om proactiever, efficiënter en voorspelbaarder te worden." Jan Hafkamp, Alewijnse Marine.

Benieuwd wat Critical Minds voor jou kan betekenen?