Critical Minds ondersteunt bol.com bij bouw fulfilment center

6 juni 2020

Nog geen jaar na de oplevering van hun gloednieuwe fulfilment center in Waalwijk, start bol.com in 2018 met het uitbreiden hiervan. Dat is noodzakelijk, want de webwinkel groeit jaarlijks met 30 procent. Daar kan de webwinkel wel 50.000 m2 extra voor gebruiken. Om te zorgen dat de bouw volgens planning verloopt, en het fulfilment center in 2021 in gebruik genomen kan worden, schakelde bol.com Critical Minds in.


Inzicht en overzicht

“De nieuwbouw bestaat uit veel verschillende, losse projecten. Waarbij het gebouw zelf maar een klein deel van de scope is”, vertelt Christiaan Voogt van Critical Minds. “Elk project heeft een eigen aannemer en een eigen planning. Zonder het totaaloverzicht, kon bol.com niet toetsen wat het effect van een wijziging in één van de planningen was.” Om grip op de planningen te krijgen, liet bol.com Critical Minds een integraal overzicht creëren. “Van al die losse projectplanningen maakten we, in samenwerking met alle stakeholders, één totaalplanning. Als er nu op hoofdlijnen iets verschuift, dan zie je direct wat het effect op de andere subprojecten is.”

Eén integrale planning

Dit integrale overzicht bracht enkele potentiële risico’s aan het licht. “Door de verschillende planningen naast elkaar te leggen, kom je er ook achter als er dingen niet kloppen. Dit hebben we waar nodig aangepast, zodat toekomstige vertragingen voorkomen worden”, aldus Christiaan. Ook werden er op deze wijze kansen gevonden om te kunnen versnellen. “Wij hebben de focus op versnellen, in plaats van vertragen. Door bijvoorbeeld een groot gebied op te knippen in kleinere delen, kunnen er meer werkzaamheden tegelijkertijd plaatsvinden. Zo houden we de focus altijd op doorlooptijdverkorting.”

Microsoft Project

Critical Minds creëerde de integrale planning in Microsoft Project. Een projectmanagementtool waar bol.com reeds over beschikte. Doordat de integrale planning hier gestructureerd in opgezet is, geeft de software bij wijzigingen automatisch aan welke impact verschuivingen op gelieerde taken hebben. Wanneer het programma wijzigingen voorstelt, gaan de medewerkers van Critical Minds in gesprek met de betrokken aannemers. De planning wordt niet gewijzigd, zonder dat dit in goed overleg afgestemd is. “Elke twee weken gaan we met alle stakeholders persoonlijk in gesprek en bespreken we de status van het project. Die informatie verwerken we vervolgens in het integrale overzicht”, aldus Christiaan.

Nieuwe uitdaging

Nu de integrale planning er is, bewaakt en nageleefd wordt, staat Critical Minds voor een nieuwe uitdaging. De deadline nadert en de verschillende processen lopen niet in een standaard volgorde. “In de ideale situatie zet je eerst het gebouw neer, ga je het afwerken en dan pas inrichten”, legt Christiaan uit. “Maar in het geval van zo’n groot distributiecentrum ga je, zodra het dak dicht is, beginnen met inrichten. Dit betekent dat sommige activiteiten tegelijkertijd uitgevoerd worden, om de snelheid erin te houden.”

Succesvolle samenwerking

Deze aanpak vergt een ijzersterke samenwerking tussen bol.com, Critical Minds en de verschillende aannemers. Christiaan is positief gestemd: “Iedereen stelt zich zeer flexibel op. Ze zorgen ervoor dat de juiste mensen op de juiste plek zijn, doen wat ze beloven én zijn bereid om in te schikken als het nodig is.” Met deze prettige samenwerking, en een goed bewaakte planning, zal het eerste pakket in 2021 van de band rollen.

Meer weten? Lees hoe wij processen optimaliseren voor bouw & infrastructuur of lees de case hoe wij Van Geloven hebben geholpen twee fabrieken samen te voegen tot één grotere.



Critical Minds: Projects on time, people in flow!

Gehanteerde oplossingen

Benieuwd wat Critical Minds voor jou kan betekenen?