Hoe Struik & Hamerslag haar planningsbehoefte inzichtelijk kreeg met behulp van Critical Minds

10 juli 2020

“Er komt een punt dat je niet meer kunt vertrouwen op de afspraken die je op een sigarenkistje maakt” , vertelt Eric de Meij. Hij is directeur bij Struik & Hamerslag, dat sinds 1964 superjacht-interieurs van wereldklasse bouwt. Dat punt bereikte het bedrijf in 2019, toen de grootte van haar projecten verdriedubbelde. . “Waar we vroeger interieurs voor twee tot vier miljoen bouwden, zijn onze projecten nu vijf tot twaalf miljoen waard” , aldus Eric. Deze toenemende projectgrootte bracht naast extra omzet, ook uitdagende klantvragen en complexe processen met zich mee. Om dit speelveld te beheersen is een betrouwbare planning van cruciaal belang, vertelt Eric: “Als je niet volgens een goede planning werkt, moet je regelmatig dingen inhalen en corrigeren. Dat kost geld en daardoor wordt je prijs steeds hoger.” Om weer grip op haar planning te krijgen, ging Struik & Hamerslag in op het aanbod van Critical Minds om een QuickScan te doen. .

Digitale to-do-lijst

“De QuickScan is een nulmeting, waarmee we in kaart brengen waar de klant staat”, vertelt Critical Mind Gijs-Jan Otten. “Hieruit bleek dat Struik & Hamerslag in haar planning vooral naar het verleden keek. Welke impact deze activiteiten op de toekomst hadden was onduidelijk. De planning was een digitale to-do-lijst geworden.” Dat beaamt Eric: “Onze planning was visueel mooi om te zien, maar er zat geen data achter of een verbinding tussen de milestones. Het was een praatplaatje, meer niet.” Een risicovolle werkwijze, als je het Gijs-Jan vraagt: “Het gevaar van zo’n planning is dat je al gauw van boven naar beneden werkt, zonder na te gaan welke taken echt de prioriteit hebben.”

Focus op voortgang

Om Struik & Hamerslag inzicht te geven in welke activiteiten het meeste aandacht verdienen, en wat de gevolgen van een vertraging zijn, ontwikkelde Gijs-Jan een voortganggedreven-planningssystematiek. De complexiteit van een keten aan activiteiten bepaalt hierin hoe hoog die op de prioriteitenlijst komt. Dankzij deze nieuwe planningssystematiek zijn volgordelijkheden inzichtelijk en wordt de impact van toekomstige vertragingen direct gesignaleerd. “De volgende stap is het handelen naar deze inzichten” , vertelt Critical Mind Henk Duit. “De planning geeft het aan als er iets vastloopt. Hij vertelt je niet wie het op moet lossen, hoe en wanneer. Die vertaalslag ligt bij de medewerkers zelf.”

Inzicht biedt mogelijkheden

Wat de planning wél ‘vertelt’ is de capaciteitsverdeling per project. “Dit inzicht gebruikt de directie en de acquisitieafdeling van Struik & Hamerslag om te beslissen of ze wel of geen nieuwe projecten aannemen” , vertelt Henk. Eric vertelt enthousiast: “We zien nu precies waar we staan, wat we aan werk hebben en wat de impact is als we een nieuw project aannemen.”

Eye-opener

Het samen verdiepen in de processen heeft Struik & Hamerslag nog een ander belangrijke eye-opener opgeleverd. Eric: “Wij dachten dat onze uitdaging in de systematiek van de planning zat. Gaandeweg het traject kwamen we erachter dat de systematiek slechts een onderdeel was. De echte uitdaging zit in onze cultuur. We hebben een jarenlange en persoonlijke relatie met onze klant, wat het lastig maakt om te sturen op besluiten.”

Integrale aanpak

Dat de cultuur de processen soms in de weg stond was Struik & Hamerslag niet onbekend. Eric: “We wisten wel dat onze cultuur voor uitdagingen zorgde, maar niet hoe we er handen en voeten aan konden geven.” Gelukkig wisten Critical Minds Laura Brink en Judith Harmsen dat wel. “Critical Minds heeft ons op een down-to-earth manier teruggebracht naar de kern van ons probleem en dit vervolgens vertaald naar een oplossing die bij ons past” , aldus Eric. Wat die oplossing is lees je binnenkort in het tweede deel van dit tweeluik.

Gehanteerde oplossingen

Benieuwd wat Critical Minds voor jou kan betekenen?