Wij helpen onze klanten vaak met het opzetten en begeleiden van verschillende soorten sessies. Of het nu gaat om een planningssessie, een verbetersessie of een brainstormsessie, in alle gevallen is het belangrijk om de juiste methode en vorm voor de sessie te kiezen én voor te bereiden om het beoogde doel te bereiken. Henk Duit deelt om die reden graag 10 tips om een sessie succesvol te begeleiden als facilitator.
1. Food for thought
Zorg tijdens een sessie altijd voor lekkere snacks (zowel ongezond als gezond, en zoet en zout). Dit lijkt misschien luxe, maar draagt daadwerkelijk bij aan de sfeer en de kwaliteit van de inhoud van een sessie.
2. Verander de setting
Kies als locatie voor een grote ruimte, op een plek waar men niet vaak komt of richt de ruimte waar je zit anders in dan deze normaal gesproken wordt gebruikt. Deze subtiele veranderingen dragen bij aan een open sfeer en haalt men ook los uit het dagelijkse ritme, waardoor het makkelijker is tot nieuwe inzichten en ideeën te komen.
3. Kies een afgebakend doel
Formuleer een concreet en haalbaar doel in de beschikbare tijd. Hoe kleiner de stappen, hoe groter de kans op succes. Alleen met een doel kun je daar gezamenlijk naar toe werken en aan het einde stilstaan bij de gemaakte stappen.
4. Divergeren & convergeren
In bijna elke sessie komt dit principe voor. Het is belangrijk om te divergeren, te verbreden, oriënteren, inspireren en daarna te convergeren, selecteren, keuzes maken. Het is nog belangrijker deze stappen duidelijk te scheiden. Eerst een fase zonder oordeel, geen belemmeringen en later kritisch kijken wat is haalbaar, wat past het beste.
5. Haal input op in stilte
Dit zorgt ervoor dat iedereen de tijd en gelegenheid krijgt om zelf na te denken, zonder beïnvloed te worden door anderen. Zo krijg je veel meer verschillende ideeën. Want als je zegt “denk niet aan een roze olifant”, is de kans groot dat iedereen dat voor zich ziet. En zo werkt het ook met het bedenken van ideeën. Als je die direct deelt, gaat men daarop door associëren in plaats van tot nieuwe ideeën te komen.
6. Ontwikkel je toolkit met methodieken en oefeningen
Probeer af en toe eens iets nieuws, zet een methode in om tot een bepaald resultaat te komen. Maar ga geen tools inzetten om het leuk en gezellig te maken of om zo veel mogelijk variatie te creëren. De tools en methodes moeten tenslotte bijdragen aan het doel, en soms is één hele simpele variant daar al genoeg voor. En durf de tools en methodes zo aan te passen dat ze voor jou en het doel werken.
7. Luisteren en doorvragen
De belangrijkste verantwoordelijkheid van een facilitator is om een omgeving te creëren waarin iedere deelnemer kan floreren. Een facilitator analyseert het functioneren van de groep als geheel, en kijkt naar de rol van de individuen binnen de groepsdynamiek. Luisteren en doorvragen is een van de belangrijkste eigenschappen van een facilitator. In het leiden van het gesprek geef je soms een samenvatting en bewaak je dat iedereen de ruimte krijgt om bij te dragen.
8. Tijdsplanning
In de voorbereiding is het goed om niet een te vol programma in te plannen. Men heeft soms even tijd nodig om in een onderwerp te komen, afwisseling tussen plenair en groepjes kost tijd, er is tijd nodig voor pauzes en informele gesprekken. En een planning loopt eigenlijk nooit zoals je hebt bedacht, dan is het fijn als je last minute nog kan schakelen en niet in tijdnood komt. Geef vooraf aan dat jij de tijd bewaakt, en dat er soms opdrachten met tijdsdruk aankomen. Niet omdat er te weinig tijd is, maar omdat dat kwaliteit oplevert.
9. Samen vervolgafspraken maken en terugkoppelen
Aan het einde van een sessie is het belangrijk om samen afspraken te maken. Wie doet wat, hoe ziet het vervolg eruit etcetera.
10. Ontdekken door te doen
Ga vooral starten, je kan veel lezen over faciliteren. Je kan je eeuwig voorbereiden. Maar uiteindelijk is het vooral belangrijk om het gewoon te gaan doen, te ervaren en te oefenen. Door te doen leer je vanzelf wat werkt en wat niet en wat bij jou past als facilitator. Vraag hierover ook input van de deelnemers.