Waar begint het verkorten van doorlooptijden van een project? Precies, bij een goede planning! De afgelopen 10 jaar hielpen we vanuit Critical Minds vele projectorganisaties om hun planningen en projectbeheersing naar een hoger niveau te brengen. In dit korte artikel geeft Bas Schreuder, Ondernemer bij Critical Minds, ter ere van het 10-jarig bestaan van Critical Minds, 10 tips om je planning en projectbeheersing naar een hoger niveau te tillen.
1. Zorg ervoor dat je de planning maakt met de verantwoordelijke mensen
Traditioneel maakt een planner of projectmanager een planning vaak naar zijn of haar beste inzicht. Hier schuilen twee risico’s in, namelijk 1) samen weet je meer dan alleen en 2) de partijen/disciplines die het werk daadwerkelijk uitvoeren hebben het idee dat er iets wordt opgelegd dat niet haalbaar of realistisch is. Deze twee punten zorgen ervoor dat een zelf opgestelde planning minder goed in elkaar zit en de inhoud minder gedragen wordt. Dus: samen opstellen die planning!
2. Zorg dat het systeem dat je kiest voor jou werkt in plaats van andersom
Welk planningssysteem je ook kiest, of het nou MS Project, Primavera of een Lean planning met post-its is, zorg ervoor dat het systeem bijdraagt aan het behalen van je project- en organisatiedoelstellingen. Door gebruik te maken van slimme opties in de digitale systemen of de mensen zelf in de weer te laten gaan met de post-it planning, wordt met minder moeite het juiste inzicht bereikt.
3. Zorg voor de juiste structuur
Bij grotere en/of complexe projecten kan een planning enorm veel regels bevatten. Denk daarom vooraf goed na over de inrichting van je project, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een Work Breakdown Structure (WBS), Product Breakdown Structure of een combinatie hiervan. Zo schep je orde in de ogenschijnlijke chaos en kun je door te filteren en groeperen met dezelfde planning alle betrokken partijen inzicht op maat geven.
4. Maak gebruik van een netwerkplanning
Door activiteiten die afhankelijk van elkaar zijn aan elkaar te koppelen bouw je een netwerkplanning. In een goede netwerkplanning is je kritieke pad inzichtelijk en zie je direct de impact op de oplevering als een taak binnen het netwerk versneld of vertraagd.
5. Zorg dat je periodiek je planning bijwerkt
Een planning is al achterhaald als je hem uitprint wordt weleens gezegd. Klopt! Des te meer reden om niet na een half jaar te kijken of alles nog op planning loopt, maar hier een passende herhalende cyclus voor in te richten. Op die manier is het mogelijk om de status van je project goed bij te houden en bij te sturen waar nodig. En ja, dat betekent dat de planning vaak wijzig, omdat deze de actuele status van je project weergeeft.
6. Vergelijk je voortgang met je baseline
Als je gezamenlijk een planning hebt gebouwd is het nuttig om de planning op te slaan als “baseline”, een momentopname van je planning. Dit biedt namelijk de mogelijkheid om 1) ten alle tijden terug te kunnen grijpen op reeds gemaakte afspraken en 2) de voortgang die je boekt in het project te vergelijken met waar je had bedacht te zijn.
7. Voorkom dat je urenbesteding ziet als voortgang
Als je urenbesteding ziet als voortgang loop je het risico dat je richting het einde van je budget ook verwacht dat je project richting oplevering gaat. Voortgang en urenbesteding zijn echt twee verschillende zaken die je beter gescheiden kunt houden (in complexe projecten). Als je ze allebei apart monitort kun je namelijk wel degelijk waardevolle inzichten halen uit het vergelijken van de urenbesteding en de daadwerkelijke (fysieke) voortgang van je project.
8. Zorg voor de juiste ondersteunende meetings
In technische omgevingen lopen inhoud en voortgang vaak dwars door elkaar in overleggen. Kijk of je voortgang en inhoud kan splitsen. Zo krijgen de benodigde acties om bij te sturen de juiste aandacht in plaats van dat het alleen gaat over technische oplossingen.
9. Zet buffers op een slimme manier in
Iedereen kent het wel: vraag iemand hoe lang hij of zij ergens over gaat doen en diegene neemt wat extra marge om zeker te kunnen leveren. Als alle partijen dit in een project doen, zijn er enorm veel verborgen buffers en inefficiëntie. Want de tijd die wordt opgegeven wordt in de praktijk vaak opgebruikt. Potentiële versnellingen wordt hierdoor bijna nooit gerealiseerd (want de volgende partij of discipline start op het afgesproken moment) en vertragingen werken door op elkaar. Door de buffers bij elkaar op te tellen en een gedeelte ervan aan het eind in te plannen zorg je voor een gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid en minder inefficiëntie.
10. Werk binnen de keten samen aan een doel
Als iedere partij of discipline zijn eigen planning hanteert, wordt het lastig om echt met elkaar te werken aan een gezamenlijke oplevering. Zorg er dus idealiter voor dat je samen één “waarheid” creëert met een centrale planning waarin de status en wijzigingen voor alle partijen helder zijn. Alleen op deze manier is het mogelijk om daadwerkelijk samen te werken aan dezelfde doelen.