Sabrina Okkerman

Adventure Minds
Leestijd: 4 minuten 🕐

Beperk de impact van corona op je scheepsbouwproject met deze 4 adviezen

Op de werf werkt men door. Veilig en samen, onder het coronaprotocol. In kleinere teams, op anderhalve meter afstand. Maar de uitdagingen groeien. Werven werken veel met internationaal personeel, dat genoodzaakt naar huis moet. Fabricage in getroffen gebieden stagneert of moet zelfs helemaal stoppen. Materialen en grondstoffen worden later of niet geleverd. Al met al wordt het steeds moeilijker om de beloofde prestaties te leveren. Dus rijst de vraag: hoe kunnen werven de schade zoveel mogelijk beperken? Project Management Consultants Janne Constandse en Rosan Schulp geven antwoord.

1. Snel inzicht en duidelijkheid creëren

“Op dit moment is het belangrijk dat je inzicht en duidelijkheid creëert. Zodat je kunt bepalen wat de risico’s zijn en waar de prioriteiten liggen”, vertelt Janne.

Dat doe je zo

A.  Zorg ervoor dat de projectbeheersing op orde is, zodat je weet waar je staat in relatie tot tijd en geld.

B.  Maak het kritieke pad in je project goed inzichtelijk door middel van een planning, zodat het duidelijk is waar de grootste risico’s liggen en welke onderaannemers en leveranciers hier mogelijk mee gemoeid zijn. Draai verschillende scenario’s. Je kunt onmogelijk alles voorspellen, maar je haalt zo wel zoveel mogelijk risico’s boven water. Bundel deze risico’s in een overzicht. Met deze informatie kan je alvast mitigerende maatregelen bedenken of al toepassen.

C.  Communicatie over de planning, en het kritieke pad binnen het projectteam, is belangrijk. Vooral nu je elkaar minder ziet. Zo kunnen de projectmanagers, site managers en on-site teamleads mogelijke risico’s vroegtijdig inperken en worden keuzes over het gehele project gebaseerd op één plan.

2. Documenteer wijzigingen

“Houd bij wijzigingen die mogelijk verband houden met COVID-19 goed bij wat er wijzigt, door wie en wat hier de reden voor is. Hebben deze wijzigingen impact op de tijd of de kosten? Dan heb je een meldingsplicht en goede onderbouwing nodig om een beroep op een overmachtsclausule te doen”, is het advies van Rosan.

Onderbouwing voor Force Majeure

Een clausule waar beroep op kan worden gedaan is de Force Majeure, oftewel overmacht. Een term die, helaas, goed bij deze tijd past. Er gebeurt immers veel waar we geen grip op hebben. “Bij onze klanten zien we dat deze claim alleen als laatste redmiddel ingezet wordt. In goed overleg de uitdagingen oplossen heeft voornamelijk de voorkeur”, vertelt Rosan. “Zelfs leveranciers uit getroffen gebieden lijken zich niet snel op overmacht te beroepen als zij dat niet strikt noodzakelijk achten. Wel loggen zij, net als onze klanten, de oorzaak van de vertragingen en impact op de kosten.”

3. Denk out of the box

Onze derde tip komt ook van Rosan: “Kijk kritisch naar het proces en deel het op in kleinere stukken. Bekijk voor elk stukje of de activiteiten met minder mensen gedaan kunnen worden, waar het niet noodzakelijk is. Of zoek een andere manier van werken, zoals digitaal of het werken in kleinere ploegen maar met meer shifts. Speel ook met de volgordelijkheid van de activiteiten. Niet altijd alles hoeft in de volgorde die men gewend is. Doe dit net zo lang tot je doorlooptijdverkorting hebt gerealiseerd.”

Praktijkvoorbeeld

Want wat doe je als je niet fysiek aanwezig kunt zijn bij een essentiële Factory Acceptance Test (FAT)? Dit is één van de uitdagingen waar wij onlangs tegenaan liepen. We konden de FAT eigenlijk niet doorschuiven, daarom zijn we gaan kijken naar de haalbaarheid van een remote test. Na een analyse van de stappen van de FAT, besloten we dat een combinatie van remote en on-site de minste vertraging op zou leveren. Zo wordt het grootste deel van de FAT op afstand gedemonstreerd via een live stream, video en foto’s. De laatste stappen worden na installatie op de site getest tijdens de Site Acceptance Test (SAT).

4. Straks meters maken

We sluiten af met het advies van Janne: “Er is veel dat op dit moment je aandacht vergt. Toch blijft het belangrijk om ook naar de toekomst te kijken. Want als straks alles weer stap voor stap zoals vanouds wordt, dan wil je meters kunnen maken. Hierbij is het belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Dat kan alleen als je, samen met het projectteam, een gedragen plan maakt om tactisch weer op te schalen en aan de slag te kunnen met de juiste mensen en het juiste werk.”

Hulp nodig?

Wij helpen je graag om de impact van corona op jouw project, nu en in de toekomst, tot een minimum te beperken. Neem vrijblijvend contact met ons op.

Meer lezen? Lees hoe wij planning en processen optimaliseren in de jachtbouw  of lees de case hoe wij IHC hebben geholpen bij het implementeren van een integrale planning.


Critical Minds: Projects on time, people in flow!  

Lees hier alle artikelen uit onze Corona vs. Werkgeluk Nieuwsbrief:

Blijf op de hoogte van de laatste verhalen

*

Lees ook verhalen in andere rubrieken

Wie zijn die Critical Minds eigenlijk? Je leert ze kennen in de rubriek ‘Working Minds’, waarin ze op een avontuurlijke, eigenwijze, eerlijke en kwetsbare manier vertellen over hun vak..

Wat doen we nu eigenlijk precies? En hoe helpt het onze klanten? In ‘Adventure Minds’ laten we zoveel mogelijk zien van wat we hebben gedaan, voor wie we dat hebben gedaan en met welke mensen en tools we dat voor elkaar hebben gekregen.

Met regelmaat portretteren we een persoon of organisatie die het anders dan anders aanpakt. Denk aan die eigenwijze ondernemer die ineens ziet hoe het anders kan. Of die rebelse organisatie die met succes tegen de gevestigde orde opbokst.

Soms kom je iets tegen waarvan je meteen denkt: dit moet de hele wereld weten! Dat kan van alles zijn, een website, een documentaire, een boek, een podcast of iets anders. Hou het niet voor jezelf; delen inspireert velen.