Tips van Richard Hoogland over projectbeheersing

🕐 2 min

17 juni 2019

Waarom je planning opvolging geven?

  In de meeste gevallen zul je een afspraak gemaakt hebben met jouw klant wanneer je het product moet opleveren. Je maakt hiervoor een plan, vaak met verschillende partijen, en dicht op de oplevering van het project of een belangrijke mijlpaal komt de mededeling dat het niet meer haalbaar is. Vervolgens heerst er chaos en moet er veel tijd gestoken worden in een plan om het weer recht te trekken. Terwijl men juist hard wil doorwerken, zich terugtrekken binnen hun eigen zuil om de problemen op te lossen en de deadline te halen. Vaak komt het de samenwerking en sfeer niet ten goede. Dat is zonde! Want je mist dan in mijn ogen één van de fundamentele voordelen van het monitoren van een planning: de mogelijkheid om rust en flow te krijgen in je projectteam en doelgericht te laten samenwerken.   Door planning een centrale rol te geven in het operationele deel van het project, verklein je de kans dat deze situaties ontstaan. Vanaf het begin leer je als team om te gaan met kleinere veranderingen in het project en hier een oplossing voor te vinden. Daarnaast word je als teamlid op een hoger detailniveau op de hoogte gehouden van de status van de andere teamleden of disciplines. Zo kunnen kansen en risico’s die ontstaan vanuit samenwerking sneller opgemerkt worden, wat weer bijdraagt aan het ritme in het team. Bijvoorbeeld tijdig tussen disciplines schakelen als de overdracht van informatie van de ene naar de andere partij niet volgens afspraak kan gebeuren.

2 principes die wij toepassen om goed opvolging te geven aan je planning:

  • Regelmatig tijd inruimen om de planning te bespreken

Maak minimaal 2-wekelijks tijd om de planning te bespreken met het team en pak dan ook echt de planning erbij. Zo koppelde ik onlangs de update van de disciplines in een projectvergadering aan de planning. Dit klinkt misschien erg rigide, maar het helpt als iedereen in het team weet wat zij kunnen verwachten van de activiteiten in de planning en regelmatig gezamenlijk vooruit kijken. Op de langere termijn helpt dit weer om het doel van het projectteam te bereiken.

  • Gedrag en elkaar aanspreken

Bovenstaande valt of staat met de discipline van het team en met name de planner om dit vol te houden, ook in moeilijke momenten. Spreek dus goed uit in de eerste meeting wat je van elkaar verwacht! In één van mijn huidige projecten hebben we de afspraak gemaakt dat als het een tijdje goed gaat, we ook de planning blijven bespreken in de vergadering. Wellicht steeds korter, maar we blijven het doen. Hoe duidelijker de afspraken zijn aan het begin, hoe makkelijker het is om elkaar hierop aan te spreken. Vind je dit een interessant artikel? Schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief. Op die manier blijf je op de hoogte van nieuwe artikelen over projectbeheersing.

Benieuwd wat Critical Minds voor jou kan betekenen?