Gerard Velthoen, directeur Equipment bij GustoMSC vat het samen: “Verdubbeling van je organisatie in COVID-tijd en ook nog je scope uitbreiden gaf een enorme uitdaging”. Daarom klopte GustoMSC aan bij Critical Minds met de vraag om meer overzicht te creëren in het projectenportfolio én structuur aan te brengen in de organisatie en manier van werken. Hoe Critical Minds met deze uitdaging aan de slag ging? Dat lees je in deze case!
De uitdagingen van GustoMSC in 2022
Duidelijkheid creëren in organisatiestructuur en werkwijze
De groei zorgde voor grotere afdelingen en nieuwe onderdelen. Deze nieuwe organisatieopzet miste echter samenhang en structuur. Een groot aantal van de mensen die tijdens de COVID-tijd waren begonnen, stelde logischerwijs veel vragen. Denk aan “Hoe werkt dit?”, “Waar vind ik dat?”, “Wie gaat er over sus?” enzovoort. Het werkproces en de manier van werken in de praktijk bleek veel in het hoofd van mensen te zitten en minder op papier traceerbaar.
Overzicht
Door een toename van projecten in zowel complexiteit, omvang en hoeveelheid ontstond ook de behoefte aan overzicht op portfolio niveau en concreter inzicht op project niveau. Dit inzicht was wenselijk op het gebied van capaciteit, planning én budget
De cultuur van GustoMSC niet verliezen
GustoMSC staat bekend als “een warme organisatie met veel werkplezier”. In een groeiende organisatie is het een uitdaging om een dergelijke cultuur te waarborgen en de nieuwe mensen mee te nemen in deze cultuur. Dit is zeker lastig wanneer er veel werkdruk is, wat het geval was voor GustoMSC.
Gerard Velthoen, directeur Equipment bij GustoMSC
“Verdubbeling van je organisatie in COVID-tijd en ook nog je scope uitbreiden gaf een enorme uitdaging”
De oplossingen die GustoMSC en Critical Minds implementeerden
Bovenstaande uitdagingen zijn integraal en in samenhang opgepakt in het programma “Ecdysis”. Ecdysis betekent letterlijk “het uit je vel groeien”. Het vervellen is nodig om groter te worden. Het moment van vervellen is een kritieke, maar kwetsbare periode. Ecdysis symboliseert dus precies het proces van de verandering en die kwetsbare periode. Het Ecdysis-programma is speciaal en op maat gemaakt voor GustoMSC. Met onze expertise en ervaring van veranderingsprocessen bedachten we samen met de mensen van GustoMSC passende oplossingen.
Oplossing 1
Duidelijkheid creëren in organisatiestructuur en werkwijze
De organisatie had zich aangepast aan de groei, maar miste duidelijkheid, samenhang en structuur. Er werd gekozen voor een matrix-organisatie waarbij de afdelingen ingedeeld zijn op basis van het V-model projectmatig werken. Parallel aan de nieuwe structuur werkten wij aan teambuilding, daardoor opereren de afdelingen niet meer als eilanden, maar is juist aandacht voor de onderlinge verbanden.
Naast de “papieren” organisatiestructuur is ook geïnvesteerd in het verhelderen van de diverse rollen en verschillende afdelingen in de praktijk. Nieuwe leidinggevenden en teams werden ondersteunt door coaching op de werkvloer en via het leiderschapsprogramma (zie ook blok cultuur).
De nieuwe duidelijkheid kwam ook door het formuleren van een eenduidige visie voor de Equipment Group. De visie beschrijft niet alleen de inhoudelijke koers, maar ook de visie op samenwerken en continu verbeteren (leren). Deze visie is omgezet naar de praktijk. Enerzijds door een doorvertaling naar alle afdelingsplannen, maar ook in de leiderschapsstijl van afdelingshoofden, teamleads en projectmanagers.
Resultaat 1
Rust en stabiliteit
Er is duidelijkheid voor alle medewerkers over de visie, structuur en rollen binnen de Equipment Group. Deze duidelijkheid geeft rust en een stabiele basis om verder te groeien. De leidinggevenden hebben hun juiste plek gevonden en zijn in staat om met hun medewerkers de afdeling verder te ontwikkelen.
Oplossing 2
Overzicht krijgen in het projectenportfolio
De hoeveelheid en complexiteit van de projecten creëerde een behoefte aan overzicht en inzicht. Om dit te faciliteren is Critical Minds begonnen met het inzichtelijk maken van individuele projecten. Met een standaardopzet van planningen per productgroep en een voortgangs meetstandaard is de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de planningen verhoogd.
Om het bewustzijn en het gebruik te vergroten, startte Critical Minds op verschillende manieren gesprekken over de planning. Bijvoorbeeld een Lean-planning sessie, hierin bespreken projectteams wat ze afgelopen week hebben voltooid en committeren hun teamleden zich aan wat ze de komende week gaan afmaken. Daarnaast worden er met projectteams op (twee)wekelijkse basis afwijkingen geconstateerd om vervolgens op deze afwijkingen te sturen.
Om strategische beslissingen op project en portfolio niveau beter mogelijk te maken heeft Critical Minds dashboards gebouwd met samengevatte data van de projecten. Deze dashboards bevatten informatie over capaciteitsvraag, voortgang en performance. Met verschillende filteropties kan worden ingezoomd op de scope en afdelingen waar nodig.
Resultaat 2
Behalen deadlines
Doordat de doorlooptijden en voortgang zijn gevalideerd, zijn de medewerkers gecommitteerd aan het behalen van deadlines. Er worden regelmatig gesprekken gevoerd over de planning en voortgang op verschillende niveaus in de organisatie. Deze gesprekken worden gevoed met voortgang, capaciteit en performance.
Oplossing 2
De cultuur van GustoMSC niet verliezen
De explosieve groei in COVID-tijd bracht diverse problemen met zich mee. Mensen wisten hun weg en elkaar niet te vinden. Terwijl GustoMSC zich juist in de branche onderscheidt door het kenmerk van “warme” kennisorganisatie. We hebben met de medewerkers “leidende principes” opgesteld. Principes die kenmerkend zijn voor GustoMSC en die duiding geven aan de wijze van samenwerken. De principes zijn door elk team uitgewerkt in concrete acties en afspraken voor hun team.
Om elkaar beter te leren kennen en weten waar kennis is te vinden, zijn voor achttien focusgebieden kennisteams geformeerd. Deze kennisteams zorgen voor hun focusgebied dat tools, werkwijze en kennis vindbaar en actueel is. In grote gezamenlijke bijeenkomsten hebben de kennisteams hun bijdrage aan elkaar gepresenteerd. Hierdoor werd kennis vergroot, maar ook de betrokkenheid en werkplezier van de medewerkers.
Om de leidinggevenden en projectmanagers te ondersteunen in hun nieuw gedefinieerde rollen hebben zij een leiderschapsprogramma gevolgd. Dit op maat gemaakte programma (zes dagdelen) gaf de leidinggevenden de handvatten om de samenwerking in hun (project)team te bevorderen. De theorie werd vertaald naar de praktijk en direct met elkaar geoefend. Tussen de trainingsblokken was er wekelijks persoonlijke coaching op de werkvloer.
Resultaat 3
Werkplezier en aandacht voor samenwerking
Achttien kennisgebieden konden snel worden opgepakt en in kaart worden gebracht. Medewerkers wisten weer bij wie ze terecht konden met vragen over het product. Dit zorgde voor meer werkplezier en gaf medewerkers de gelegenheid om op een andere manier te kunnen bijdragen of te specialiseren.
De leidende principes zijn een leidraad voor de manier van samenwerken. De geleerde vaardigheden in het leiderschapsprogramma helpen de projectmanagers, teamleiders en afdelingsmanagers in hun werk. De Equipment Group, voelt zich een hechte groep en ze weten elkaar te vinden. Er is plezier in het werk en in de samenwerking met elkaar.
De leidinggevenden (projectmanager, afdelingshoofden en team-leads), hebben ervaren dat aandacht voor samenwerking en voor continu verbeteren duurzaam voordeel oplevert.
Samenwerking
De samenwerking met Critical Minds
Omdat ze het op de werkvloer met ons samen hebben gedaan, zijn wij enorm naar elkaar toegegroeid en kunnen het nu ook zelf verder brengen. Daarnaast heeft het mij als directeur de juiste ondersteuning gegeven. Ik ben ontzorgd waar het wenselijk was en juist in mijn kracht gezet waar het nodig was. Dat was ook soms voor mij een “kritische spiegel”, maar heeft mij daarom juist geholpen.
Heeft jouw organisatie ook een uitdaging die je graag bij ons wilt voorleggen? Neem contact met ons op voor meer informatie. Wij gaan graag vrijblijvend met je in gesprek.
Laat ook jouw projecten & organisatie excelleren
Neem contact op voor een gratis analyse en ga voor resultaat!
- Verkorte doorlooptijden van projecten en processen
- Continu verbeteren en verspillingen verminderen
- Gedrag en leiderschap in lijn met je doelen
Dé Critical Minds Toolbox, bestaat uit een breed spectrum van expertises.
Dit doen we nog meer. Altijd op maat aan en voor elke branche!
Naast GustoMSC gingen deze klanten jou voor
