Strategische personeelsplanning

Een goede match tussen capaciteit en de projecten

Je orderboek zit goed gevuld met mooie projecten. Alleen rijst de vraag: “heb ik voldoende capaciteit om dit werk ook daadwerkelijk uit te voeren”? Zonder inzicht in dit cruciale vraagstuk loopt je organisatie grote risico’s. Als de capaciteit niet voldoende blijkt, ligt te laat leveren op de loer. Dan kan er in je projecten en afdelingen nog zo hard gewerkt worden, met een tekort aan capaciteit zijn de gevolgen nooit ver weg. Helemaal in tijden van schaarste op de arbeidsmarkt is het belangrijk om tijdig inzicht te hebben in een strategische personeelsplanning om de effecten van een tekort aan capaciteit voor te zijn. Het inrichten van een goede strategische personeelsplanning is het antwoord.

Critical Minds helpt al ruim 10 jaar projectorganisaties met hun capaciteitsmanagement en strategische personeelsplanning. Om tot een strategische personeelsplanning en de benodigde inzichten te komen zijn er een aantal zaken die Critical Minds doet, bijvoorbeeld:

• Het inrichten van een strategische personeelsplanning die inzicht geeft in het totale portfolio van de huidige projecten en potentiële projecten (sales).
• Het inrichten van de mogelijkheid om scenario’s te draaien ten behoeve van het matchen van de beschikbare capaciteit met de potentiële projecten.
• Het ondersteunen in of verantwoordelijkheid pakken voor de cyclus die bijdraagt aan het up-to-date houden van de inzichten.
• Aansluiting verzorgen tussen de project-/afdelingsplanningen en de strategische personeelsplanning.
• Installeren van software pakketten en implementeren van werkwijze die bijdragen aan het opstellen en onderhouden van een strategische personeelsplanning.

Een strategisch personeelsbeleid opzetten met Critical Minds: hoe gaat dat in zijn werk?

Keuzes afstemmen

Om uiteindelijk tot een strategische personeelsplanning te komen zijn er een heleboel keuzes te maken, bijvoorbeeld: over welk tijdvak willen we vooruit kunnen kijken, welke bron willen we gebruiken voor de data, wie kan wat aanleveren, welke systemen/bronnen worden momenteel gebruikt die we zouden kunnen integreren? Vanuit Critical Minds weten we wat belangrijk is om tot een strategische personeelsplanning te komen.

Opbouwen van gegevens

Om tot een strategische personeelsplanning te komen zijn er grofweg twee opties: 1) Het inrichten van een losstaand document/dashboard dat opgebouwd wordt uit data die losstaat van de andere planningen (zoals project- en/of afdelingsplanningen). Een voordeel hiervan is dat op deze manier er op relatief korte termijn een inzicht gecreëerd worden. 2) Een integraal systeem waarbij de informatie en huidige status uit de project- en/of afdelingen automatisch worden meegenomen in de strategische personeelsplanning. Op deze manier is zeker dat de meest recente informatie wordt gebruikt in de besluitvorming. Het stappenplan om dit te bereiken heeft Critical Minds al vele malen begeleid.

Zie hier een strategisch personeelsplanning model:

Stap 1: Samen brengen we de resources in kaart

Om tot een strategische personeelsplanning te komen maken we de resources inzichtelijk. Hierin bestaan verschillende niveau’s waarin het gewenste detailniveau per organisatie verschilt. Hier komen we samen uit!

Stap 2: Kiezen van de juiste software

Strategische personeelsplanningen kunnen, afhankelijk van de complexiteit de resourcepoule, goed werken binnen Excel tot de meest geavanceerde software. Samen kijken we op basis van onze expertise wat de wensen zijn en hoe dit het beste kan worden opgeleverd.

Lees hier meer over in dit whitepaper.

Stap 3: Standaardiseren

Op basis van het huidige gebruik van resources en de inzichten van stap 1 wordt er een Resource Breakdown Structure (RBS) opgesteld. Deze laat de hiërarchie tussen resources zien en zorgt voor een uniforme basis van waaruit de verschillende planning opgebouwd dienen te worden. Door een goed strategisch personeelsplan te hebben, kun je je projecten beter beheersen en vaak zelfs de doorlooptijd van projecten verkorten.

Heb jij ook issues met je personeelsplanning en denk je dat een duidelijke, strategische personeelsplanning jouw organisatie zal helpen? Critical Minds helpt graag! Vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een gesprek.

Stap 4: Inrichten van de planningen

Afhankelijk van de beschikbaarheid van mensen die de nieuwe resource structuur kunnen toepassen in de huidige planning, zorgen wij voor de begeleiding. Als deze capaciteit er niet is, dan zullen wij de nieuwe afspraken verwerken in alle relevante planningen.

Stap 5: informatie bijhouden en sturen op de inzichten

Dan is het zover: de resources structuur is ingericht en de plaatjes (resource grafieken en of tabellen) zijn beschikbaar. Dan komt het lastige werk en dat ligt bij de organisatie zelf: sturen op de beschikbare informatie. Ook hierin bieden wij ondersteuning, naast mogelijke ondersteuning voor het up-to-date houden van de strategische resource planning.

Tip uit de praktijk: de inzichten van een strategische personeelsplanning kunnen ingezet worden voor enkel capaciteitsvraagstukken. Echter, als je wilt groeien naar een lerende organisatie waarin je ook oog hebt voor de specifieke talenten van de mensen in je organisatie en benieuwd bent naar duurzame inzetbaarheid, kijk dan even op onze pagina over Organisatieontwikkeling.

FAQ’s:

Wat is een strategische personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning is een proces waarbij een organisatie haar menselijke middelen op de lange termijn beheert en pland, rekening houdend met de huidige en toekomstige behoeften van de organisatie. De doelstelling van strategische personeelsplanning is om de organisatie in staat te stellen haar doelstellingen te realiseren door de juiste mensen, op de juiste plaats, met de juiste vaardigheden en op het juiste moment beschikbaar te hebben.

2) Hoe maak je een strategische personeelsplanning?

Stap 1: Resources in kaart brengen
Stap 2: Kiezen van de juiste software
Stap 3: Standaardiseren
Stap 4: Inrichten van de planningen
Stap 5: bijhouden en sturen

3) Wat zijn de voordelen van het inschakelen van Critical Minds voor je strategische personeelsplanning?

Onze kennis en kunde binnen het vakgebied zorgt voor betere keuzes tijdens het inrichten. Daarnaast kunnen wij met onze ervaring en focus op het gebied van implementatie het verschil maken richting een succesvolle strategische personeelsplanning.