Herken je dit?
Het project waar je aan werkt is voor de tigste keer uitgesteld. Je werkt met zoveel partijen samen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. De discussie over de scope van het project wordt opnieuw en opnieuw gevoerd, zonder dat er ook maar een centimeter beweging in zit. Vergaderingen duren tot in den treure en daar voorbij.
Gaan je nekharen al overeind staan?
Wees gerust. Zoals de Japanners zeggen: “You’ve got a problem, when you don’t have problems”.
Dus. Laten we die problemen eens onder een kritisch maar optimistisch vergrootglas leggen.
De Grote Omslag
Het begint natuurlijk altijd positief. Je werkt met verschillende partijen samen, neemt onderaannemers in de arm, en zo vergroot je jouw capaciteit en spreid je jouw risico’s. Aan expertise, specialisme en vakmanschap dus geen gebrek.
En zo start je vol goede moed met het project. Totdat je ergens halverwege wegzakt in een moeras van moeilijke meetings, frustraties en uitgelopen planningen.
What happened?
Vaak zijn één of meer van deze vier oorzaken aan de hand:
- Verschillende batch sizes
- Verschillende PBS (Product Breakdown Structure) en WBS (Work Breakdown Structure)
- Onduidelijkheid over verantwoordelijkheid en afspraken
- Onduidelijke communicatie
Nu hoop je waarschijnlijk op één overkoepelende superoplossing. Maar die kan ik je niet geven. Waarom niet? Omdat alle vier de oorzaken een andere oplossing nodig hebben.
Voor ons ligt de kracht juist in het zien van de verschillen tussen deze vier oorzaken en het bedenken van passende, specifieke oplossingen. Die natuurlijk wel gecombineerd kunnen worden.
Om je toch een beetje tegemoet te komen ga ik hieronder in op de eerste twee oorzaken. In deel 2 van dit artikel behandel ik nummer drie en vier.
Here we go.
Halve peren of hele peren: een wereld van verschil
Een project loopt stroef – of helemaal vast – als de mensen op het project hun PBS, WBS of batch sizes (zie definities onderaan artikel) niet op elkaar hebben afgestemd. Waarom? Ik leg het je uit in halve en hele peren.
Denk je maar eens in. Ik probeer een fruitmand samen te stellen met 5 appels en 5 peren. Jij levert het fruit voor die fruitmand in kistjes van 12 stuks. Ik moet uit de verschillende kistjes een deel van de inhoud gebruiken, en houdt daardoor vaak voorraden fruit over. Dit kost me opslagruimte, geld en tijd voor voorraadbeheer. Daarnaast duurt het waarschijnlijk ook nog langer om een kistje van 12 stuks te produceren dan een kistje van 5 stuks, dus ik zit langer te wachten op mijn levering door producten die ik niet nodig heb. Kortom, ik zou willen dat jij gewoon 5 appels en peren levert, maar ja, jij levert nu eenmaal per 12. Niet optimaal.
Tot zover de niet op elkaar afgestemde batch size. Met een niet op elkaar afgestemde PBS of WBS heb je een soortgelijk probleem.
Terug naar het voorbeeld.
Ik wil alleen grote vruchten in mijn fruitmand. Jij levert hele pakketten met grote én kleine vruchten. Ik kan dan steeds alleen de grote vruchten gebruiken, maar dat is zonde van al die kleine vruchten.
Dit lijkt een klein probleem, maar als je een hele complexe fruitmand probeert samen te stellen met allemaal verschillende soorten fruit en je werkt daarvoor samen met allemaal verschillende mensen die werken in grote appels, mini mandarijnen, kleine citroenen of enorme abrikozen, dan wordt dat probleem behoorlijk complex.
De oplossing
Voordat ik verklap wat mijn ideale oplossing is: het is belangrijk dat de oplossing waarmee je werkt zowel kwalitatief hoogstaand als breed geaccepteerd is. Zonder kwalitatieve oplossing nog steeds een probleem, maar ook: een oplossing kan nog zo briljant zijn, maar als niemand erin gelooft en ermee aan de slag gaat, ben je nog steeds nergens.
De meest effectieve oplossing is het bespreken en afstemmen van één PBS, één WBS en één batch size. Je stemt dus – het liefst vooraf – met elkaar af in welke hoeveelheden en soorten je werkt. Zo ben je perfect op elkaar afgestemd en ontstaat er inzicht en draagvlak voor elkaars werkwijze.
Dus je leverancier levert pakketten met grote en kleine vruchten. Je gaat samen kijken of hij niet toch alleen grote kan leveren. Lukt dit niet, dan zul je of moeten accepteren dat je die kleine vruchten voor niets inkoopt of fruitmanden gaan samenstellen met grote en kleine vruchten. En kijk dan ook gelijk samen of hij zijn batch size kan aanpassen naar 5 stuks!
Zo. Probleem opgelost. Toch?
Nou, vaak wordt een oplossing niet door iedereen gedragen. Het gebeurt bijvoorbeeld vaak dat mensen er de tijd niet voor vinden om hun batch size, PBS of WBS op elkaar af te stemmen of niet bereid zijn die te veranderen. Tip: zorg ervoor dat je dit allemaal tijdens de kick-off fase van het project doorneemt, zodat je met z’n allen op tijd bent met een voor iedereen werkbare oplossing.
Lukt het niet om alles op elkaar af te stemmen, één batch size, PBS en WBS aan te houden? Schep dan in ieder geval duidelijkheid in de verschillende batch sizes, PBS’en en WBS’en waarmee wordt gewerkt. Zolang je van elkaar weet wie er met 12 grote appels, 20 mini mandarijnen, 6 kleine citroenen of 8 enorme abrikozen werkt, kun je daar rekening mee houden vanaf het begin van het project.
Stuur in dat geval aan op interface milestones: spreek duidelijke mijlpalen met elkaar af en bespreek die structureel tijdens de contactmomenten. Zo weet in ieder geval iedereen wat de bedoeling is, met welk fruit je daar ook naartoe werkt.
Critical Minds: Projects on time, people in flow!
Definities PBS, WBS en Batch size
Product Breakdown Structure (PBS): Hiërarchische verdeling van het product in fysieke elementen. Deze fysieke elementen zijn deliverables die uit de werkzaamheden voortvloeien.
Work Breakdown Structure (WBS):
Hiërarchische verdeling van de projectscope. Geeft het werk weer wat moet worden uitgevoerd. In de WBS bepaal je dus de taken die je moet doen om het project af te ronden.
Batch size:
Het aantal en/of de grootte van de (deel)producten die je met één productiestap binnen een proces oplevert (en aan elkaar doorgeeft binnen een project)