Herken je dit? Je hebt net met buikpijn je favoriete onderaannemer gebeld. Je vroeg haar wanneer ze verwacht op te leveren, zodat je daar je planning op af kunt stemmen. “Zo ongeveer over twee weken moet het spul wel binnen zijn’’, zei ze. Twee weken later blijkt ze toch weer niet geleverd te hebben. En dus loopt je hele planning in de soep. Maar goed. “You’ve got a problem, when you don’t have problems”, aldus menig Japanner. Dus laten we die problems eens kritisch maar optimistisch bekijken en zien of we tot een oplossing kunnen komen.
De Grote Omslag
Het begint natuurlijk altijd positief. Je werkt met allerlei verschillende partijen samen, neemt onderaannemers in de arm, en zo vergroot je jouw capaciteit en spreid je jouw risico’s. Aan expertise, specialisme en vakmanschap dus geen gebrek. En zo start je vol goede moed met het project. Totdat je ergens halverwege wegzakt in een moeras van moeilijke meetings, frustraties en en uitgelopen planningen. What happened? Vaak zijn een of meer van deze vier oorzaken aan de hand:
- Verschillende PBS (Product Breakdown Structure) en WBS (Work Breakdown Structure)
- Verschillende batch sizes
- Onduidelijkheid over verantwoordelijkheid en afspraken
- Onduidelijke communicatie
In deel 1 van dit artikel gaf ik je inzicht in de eerste twee oorzaken en de daarbij passende oplossing. In dit deel zoom ik in op oorzaak nummer drie en vier.
Twee weken is geen twee weken
Onduidelijke communicatie en onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en afspraken. Zie onduidelijkheid als een sluipschutter; je hebt vaak niet door dat ‘ie op de loer ligt en op het moment dat je ‘m eindelijk ziet is het al lang te laat. Terug naar het voorbeeld aan het begin van dit artikel. Je belt je onderaannemer om duidelijk te krijgen wanneer je die ene levering kunt verwachten. ‘’Ongeveer over twee weken’’, werd je ongeveer verteld. Het lastige aan communicatie is dat het probleem vaak niet bij de zender ligt en ook niet bij de ontvanger, maar bij de ruis ertussenin. Want wat nou als jij met twee weken precies veertien dagen bedoelt en dat enthousiast in je planning noteert? En wat nou als die onderaannemer met twee weken ongeveer twee weken en hooguit drie en maximaal vier weken bedoelt? In dat geval ben jij boos en gefrustreerd dat je levering er na twee weken niet is en je onderaannemer begrijpt dat niet – ‘’Ongeveer twee weken had ik gezegd toch?’’
De oplossing
Voordat ik verklap wat mijn ideale oplossing is: het is belangrijk dat de oplossing waarmee je werkt zowel kwalitatief hoogstaand als breed geaccepteerd is. Zonder kwalitatieve oplossing nog steeds een probleem, maar ook: een oplossing kan nog zo briljant zijn, maar als niemand erin gelooft en ermee aan de slag gaat, ben je nog steeds nergens. Goed. Dé oplossing wat mij betreft is een planning aan de muur, lees: post-its met een duidelijke omschrijving van de taak, geplakt in de juiste kolom op de muur, met een eigen kleurtje voor elke partij.
Belangrijk ‘detail’: die planning maak je samen en het liefst vóórdat het project begint. Verder spreek je met elkaar af hoe je met elkaar samenwerkt; hoe communiceer je en wat doe je als het allemaal toch net even anders loopt dan deze mooie muurplanning zegt? Hang die afspraken naast de planning. Denk overigens niet dat dit alles een kwestie is van een dagje met elkaar in een kamertje zitten en dat alles daarna dan gladjes verloopt. Nee, het is cruciaal dat je wekelijks bij elkaar komt om de planning met z’n allen door te nemen. Tijdens zo’n meeting / stand-up, bespreek je ieders voortgang, eventuele struikelpunten en hulpvragen plus antwoorden. Wees duidelijk en pas op voor de eerder genoemde sluipschutter. Dit betekent doorvragen en concrete afspraken maken. Lukt het niet om zo vaak bij elkaar te komen? Zorg dan in ieder geval dat je regelmatig écht contact hebt met elkaar. En met écht bedoel ik net als de Nederlandse online encyclopedie ‘’met elkaar van gedachten kunnen wisselen”. Lees ook wat wij kunnen doen om jouw planning te optimaliseren. Zoals we dat bijvoorbeeld voor Van Geloven hebben gedaan. Succes!
Critical Minds: Projects on time, people in flow!