Is er een project baseline (basislijn) ? Deze vraag stellen wij regelmatig als we voor het eerst op bezoek gaan bij een mogelijke opdrachtgever. Helaas is het antwoord nog regelmatig “nee”.
Door de jaren heen hebben wij een goede kijk opgebouwd op hoe een planning opgebouwd kan worden om daadwerkelijk inzicht te krijgen in je project.
3 principes voor goede planning
Kijkend naar de 3 principes die wij hanteren voor een goede planning zoomt deze blog verder in op projectbeheersing en het sturen op afwijkingen. Wat voor programma, methode of systeem je ook gebruikt, bezit je planning 1 van deze kenmerken, dan is de kans groot dat je moeite hebt om goede inzichten te genereren voor je project. Het juiste gebruik van de planning is de basis om objectief inzicht te krijgen. En het inzicht biedt weer verschillende mogelijkheden, zoals doorlooptijdverkorting van je project of kansen ontdekken waar de samenwerking in je team verbeterd kan worden. Kortom pak je planning erbij en check deze op de onderstaande punten:
1. Baseline (basislijn) ontbreekt
Wanneer het plan is gemaakt waar iedereen achter staat, is het aan te raden om hiervan een baseline van te maken. Net zoals het ook slim is om nieuwe afspraken toe te voegen aan de baseline als de opdrachtgever daarmee akkoord is. Waarom? Eén van de redenen om dit te doen is dat het een zeer werkbaar en duidelijk beeld kan genereren als er een vertraging of een versnelling te zien is in het project. Indien men dit moet uitleggen aan het team of opdrachtgever is een planning met baseline een goede kapstok om je verhaal aan op te hangen. Daarnaast heb je altijd helder wat je initiële afspraak zijn, ook als het project al maanden aan de gang is en het zwaartepunt van het project verschuift van afdeling naar afdeling.
2. Statusdatum niet verzet
Een goede planning wordt bijgewerkt en wij adviseren hiervoor de statusdatum te verzetten. Een planning waarbij de statusdatum 1 jaar voor de datum van vandaag staat is een planning die niet leeft en dus geen inzicht geeft in de huidige status van het project. Verzet de statusdatum en werk de planning bij met de partijen die het werk ook daadwerkelijk uitvoeren. Lees hier uitgebreider waarom en hoe je goed opvolging aan je planning kan geven.
3. Geen uniforme WBS
Fases, afdelingen, producten: we komen vaak een mix tegen van structuren hoe een project is opgebouwd of hoe verschillende projecten binnen een bedrijf zijn opgebouwd in een planning. In onze ogen is dit een cruciaal punt om een uniform beeld te scheppen van je projecten en je project te verdelen in behapbare werkpakketten. Een uniforme WBS biedt de mogelijkheid om verschillende systemen binnen de organisatie, zoals het begroten en uren schrijven, ook uit te lijnen, waardoor je sturingsinformatie completer en beter bruikbaar wordt.
Dat zijn ze! De 3 punten waar wij vaak op checken of de juiste basis aanwezig is voor een goede planning.