Thuiswerken. We raken er steeds meer aan gewend. Uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid blijkt dat Nederlanders verwachten dat zij ook na corona tussen de 1 en 3 dagen thuis blijven werken. Voor organisaties is dit dan ook hét moment om eens goed bij het onderwerp digitalisering stil te staan. Om te bepalen wat er nu nodig is, om de organisatie blijvend te verbeteren. Al eens gedacht aan task, team of project management software? Download de checklist.
Digitaal is het nieuwe normaal
Veel organisaties hebben inmiddels de overstap naar een digitaal communicatieplatform gemaakt. Denk aan Teams, Zoom of Google Meet. Hierdoor is het weer mogelijk om als team ‘samen’ te vergaderen. Of om met klanten gesprekken op afstand te voeren. Alle acties uit vergaderingen worden gedocumenteerd. Vaak nog in boekjes, van individuele medewerkers, en als notulen. Na elke vergadering worden deze netjes rondgemaild, zodat ze van input of validatie voorzien kunnen worden. Deze digitaliseringsstap wordt door velen bejubeld. Je kunt je echter afvragen of dit écht een besparing of efficiëntieverbetering is.
Een stap opzij of vooruit
Waar je voorheen even langs het bureau van een collega liep, om iets te vragen of om de status van een actie te achterhalen, zijn die processen nu verstoord. Vervangen door nóg meer e-mails, extra actielijsten en kleurrijke post-its op je beeldscherm. Ook wordt er niet minder of effectiever vergaderd. Daardoor voelt de stap van analoog naar digitaal werken voor veel organisaties als een kostbare stap opzij, in plaats van een stap vooruit. In deze organisaties wordt de manier van werken niet positief beïnvloedt door de digitaliseringsslag. Klinkt dit herkenbaar? Dan is dit je kans. Om jouw organisatie klaar te maken voor de toekomst, door het digitale vergaderen voor jouw organisatie te laten werken. Zo benut je de beschikbare software optimaal én kom je in de flow.
Wist je dat organisaties, die de digitaliseringsstap succesvol gezet hebben, een vermindering tot wel 60% van hun interne e-mailverkeer ervaren?
Wil je als organisatie meer uit thuiswerken halen?
Dan is dit onze tip: koppel de introductie van het digitaal vergaderen aan het gebruik van digitale task management, team management of project management software. Denk hierbij aan opties zoals Jira, Trello, Monday, Wrike, MS Planner, of één van de vele andere oplossingen. Hiermee houd je bijvoorbeeld veel effectiever grip op alle acties die uit de vergaderingen komen. Ook kun je kleine punten onderling direct oplossen, waardoor je tijdens vergaderingen slechts de belangrijke items hoeft te bespreken.
Task / Team / Project management software aanschaffen?
Voordat je investeert in task / team / project management software, is het belangrijk dat je jezelf enkele kritische vragen stelt. Zo voorkom je dat je de verkeerde systemen aanschaft en je de belemmeringen, om te werken zoals jij zou willen, niet opheft. Software is immers niet goedkoop en implementeren is vaak zelfs duur.
Succesvol digitaliseren
Software alleen is niet voldoende voor een succesvolle digitaliseringsslag. Het is een transitie, waarbij je iedereen in je organisatie nodig hebt. De juiste software is wel de basis voor het succes van deze transitie. Wil je jouw digitale processen je organisatie optimaal laten ondersteunen? Of kun je wel wat hulp gebruiken bij het selecteren van de juiste task of team management software? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen. Onze specialist van Critical Bits, Niels Mani, denkt met plezier vrijblijvend met je mee. Bel of mail hem gerust.
Voorkom dat je een verkeerde keuze maakt. Download gratis onze checklist met 7 kritische vragen voor de aanschaf task of team management software door je gegevens achter te laten via onderstaand contactformulier.