Wat zijn werkprocessen?
Werkprocessen zijn de stappen die nodig zijn om taken of activiteiten uit te voeren. Ze zorgen voor een logische volgorde van stappen en maximale prestaties. Denk hierbij aan iedere taak die je je maar kan bedenken binnen een proces. Van eenvoudige taken die je dagelijks doet tot complexere projecten. Een werkproces begint met de vraag naar een bepaald product of een dienst en eindigt met de levering ervan.
De voordelen van werkprocessen in kaart brengen
De werkprocessen binnen je organisatie verbeteren, biedt diverse voordelen. Het zorgt voor efficiëntere processen en bespaart tijd en middelen. Ook creëert het consistentie in de werkwijze, wat leidt tot een hogere kwaliteit. Bovendien zijn knelpunten makkelijker te identificeren. Hierdoor kunnen snel verbeteringen worden doorgevoerd in het werkproces.
Voor medewerkers helpen werkprocessen een betere samenwerking te realiseren. Elke medewerker weet dankzij het ingerichte werkproces precies welke taak diegene dient uit te voeren. Ook als een medewerker nieuw is, kan diegene sneller het proces begrijpen doordat alle stappen direct duidelijk zijn.
Hoe kan je een werkproces in kaart brengen?
Wil jij meer inzichten verkrijgen in hoe je organisatie opereert en waar kans op verbetering ligt? Dan is het werkproces in kaart brengen hierbij van belang. Wij nemen je mee in de stappen die je dient te zetten om het werkproces efficiënt in kaart te brengen.
1. Kiezen
Maak een lijst van de processen binnen je organisatie die “aandacht” nodig hebben. We maken hierin onderscheid tussen het “primaire proces” (de activiteiten die ervoor zorgen dat je je primaire product of dienst levert) en secundaire processen (de ondersteunende processen die het primaire proces zouden moeten ondersteunen). We zeggen hier bewust “zouden moeten”, want in praktijk blijkt dat er soms te veel focus ligt op de ondersteunende processen.
2. Visueel zichtbaar maken
Maak de stappen in ieder werkproces visueel zichtbaar door middel van tools. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan BMPN2.0. Gezien onze expertise in interdisciplinaire projecten en processen maken wij vaak gebruik van “swimming lane diagrams” waardoor in een oogopslag duidelijk wordt wie waar verantwoordelijk is per processtap.
Betrek mensen die in het proces werken om waardevolle input te verzamelen, de workflow inzichtelijk te maken en te achterhalen waar knelpunten liggen.
3. Analyseer de processen
Je hebt nu veel input verzameld; belangrijk om de processen te analyseren op inefficiënties, knelpunten en taken die onnodig veel tijd in beslag nemen of juist zeer waardevol zijn. Geef bij elke stap weer wie verantwoordelijk is en hoeveel tijd en middelen het kost.
4. Verbeterpunten identificeren & implementeren
Ga in gesprek met de medewerkers en bespreek de mogelijke verbeteringen. Laat zien wat de bedachte oplossingen zijn om processen te stroomlijnen. In een eerdere blog introduceerden we al de methodiek Value Stream Mapping (VSM). Die methodiek helpt bij het structureel optimaliseren van processen.
Is het in kaart brengen en analyseren van processen voltooid? Dan is het tijd om het door te voeren! Stel een plan van aanpak voor de implementatie en zorg ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte blijven. Houd vervolgens goed in de gaten wat de verbeteringen voor impact hebben en blijf het proces monitoren en evalueren. Zo zorg je immers voor het beste resultaat.
Hulp nodig bij jouw werkprocessen?
Onze Critical Minds staan voor je klaar. Wij geven organisaties advies bij procesoptimalisatie en helpen bij de gehele implementatie. Van het inrichten van procesflows tot het verbeteren van werk- en productieprocessen. Wij zorgen voor verkorte doorlooptijden en minder verspilling. Kom met ons in gesprek. Binnen 24 uur nemen wij contact met je op.