Het belang van optimaal samenwerken binnen de energietransitie
Je kunt er niet omheen: de energietransitie is in volle gang. Dat zorgt binnen diverse organisaties voor uitdagingen. Denk aan innoverende technologieën en regelgeving die alsmaar blijft veranderen. Dat vraagt om een soepele en geoptimaliseerde samenwerking tussen diverse disciplines en organisaties. De juiste manier van interdisciplinair samenwerken is dan ook van cruciaal belang om projecten succesvol te realiseren.
Dit verloopt in de praktijk echter lang niet altijd soepel. Vaak is er juist sprake van een stroeve samenwerking door bijvoorbeeld miscommunicatie of het gebrek aan duidelijke communicatielijnen. Bij Critical Minds zien wij dit dan ook regelmatig terug binnen organisaties, met de nodige frustraties en frictie tussen partijen als gevolg. Dit is een bekend pijnpunt in projecten die bijdragen aan de energietransitie. Maar hoe zorg je dan voor een geoptimaliseerde samenwerking?
- Afgestemde rollen & verantwoordelijkheden
- Heldere communicatielijnen tussen verschillende teams en organisaties
- Optimaliseren van processen
De impact van eilandjesvorming – de zachte kant van communiceren
Bij projecten binnen de energietransitie werken naast verschillende organisaties ook verschillende disciplines samen – denk bijvoorbeeld aan projectmanagers, technici, strategen en engineers – allemaal denkend vanuit hun eigen specialisme. Doordat het echter specialisten zijn met ieder hun eigen vakkennis, vinden ze allemaal weer een ander onderdeel binnen het project het belangrijkst. Hierdoor ontstaat er ook vaak een eilandjescultuur op de werkvloer, waarbij iedere discipline of afdeling zijn eigen ‘taal’ spreekt en het gemeenschappelijke doel steeds verstoord wordt door hieruit voortkomende onduidelijkheden.
Eilandjesvorming leidt dan ook regelmatig tot miscommunicatie en zelfs conflicten. Ook wij zien dit terug binnen verschillende projecten waar belangrijke beslissingen worden uitgesteld doordat diverse specialisten zich niet in elkaars visie kunnen vinden – of deze simpelweg niet begrijpen – wat leidt tot vertragingen en soms zelfs het succes van het project in gevaar brengt.
Het gevolg van onduidelijke communicatielijnen en informatiestromen – de harde kant van communiceren
Niet alleen eilandjesvorming kan een negatieve impact op de interdisciplinaire samenwerking hebben. Ook het gebrek aan duidelijke communicatielijnen en informatiestromen binnen de organisatie kan ervoor zorgen dat men niet optimaal met elkaar samenwerkt. Hierdoor weten projectteamleden namelijk niet altijd bij wie ze moeten zijn of met wie ze bepaalde informatie moeten delen, waardoor belangrijke informatie niet gedeeld wordt met de juiste personen.
Het uitsluiten van belangrijke stakeholders in de communicatie gebeurt over het algemeen onbewust, maar het kan grote gevolgen met zich meebrengen. Zo kan het gebeuren dat projectteamleden hun werk helemaal niet, of niet efficiënt, kunnen uitvoeren, omdat ze relevante informatie missen. Dit leidt niet alleen tot onnodige vertraging binnen projecten, het kan er ook voor zorgen dat de besluitvorming bij de verkeerde personen komt te liggen. Als dit frequent voorkomt, kan dit een extra negatieve impact hebben op de samenwerking binnen het projectteam.
Onze aanpak voor het optimaliseren van samenwerkingen
Bij Critical Minds weten wij als geen ander dat goede samenwerkingen niet vanzelfsprekend zijn. Zeker niet in de wereld van de energietransitie. Daarom bieden wij oplossingen voor stroeve samenwerking tussen verschillende teams of disciplines. Onze aanpak is altijd op maat en focust zich op mensen, optimale processen én goede communicatie. Het draait hierbij om het creëren van duidelijke rollen & verantwoordelijkheden en het opzetten van heldere communicatielijnen.
Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is, wordt alle informatie tijdig met de juiste stakeholders gedeeld én ontstaat er een helder beeld binnen het projectteam waarbij iedereen in staat wordt gesteld zijn eigen rol daadwerkelijk te pakken. Hiermee optimaliseer je niet alleen de samenwerking, maar uiteindelijk ook je projectresultaten. Kortom, we pakken de harde én de zachte kan van communicatie aan binnen jouw project.
Onze oplossingsrichtingen
Om te zorgen voor een geoptimaliseerde samenwerking kan het allereerst helpen om dag- of weekstarts te implementeren. Dag- of weekstarts zijn een middel om te sturen met processen. Teamleden komen op frequente basis bij elkaar om de voortgang te delen, knelpunten te bespreken en acties toe te wijzen. Het gaat dus om het proces en er is géén ruimte voor technisch inhoudelijke zaken. Bij Critical Minds maken we de dag- of weekstart heel praktisch door met post-its te werken in een ‘lean planning’- of ‘scrum’ werkvorm.
Daarnaast kan een project worden gezien als een combinatie van meerdere processen. Om te kunnen sturen op het proces, moet het eerst duidelijk zijn hoe de processen precies lopen. Procesbeschrijvingen definiëren een proces met een duidelijk begin- en eindpunt, en alle tussenliggende stappen en keuzes die worden gemaakt. Een procesmodel geeft een schematisch overzicht van de procesbeschrijving, en maakt het in één oogopslag én voor iedereen duidelijk hoe het proces loopt.
Om vervolgens helder te communiceren met alle disciplines in jouw project is het van belang om inzichtelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is. Elke processtap wordt daarom aangevuld met het RACI-model. Dit model beschrijft of de betrokken personen in een processtap ‘Responsible’, ‘Accountable’, ‘Consulted’, of ‘Informed’ moeten zijn. Deze heldere afstemming zorgt voor duidelijke communicatie tussen directe collega’s en disciplines.
Hoe Critical Minds je hierbij kan helpen
Om te voorkomen dat duurzame doelen en vooruitgang niet worden behaald, is een goede samenwerking essentieel bij projecten in de energietransitie. Bij Critical Minds zorgen we ervoor dat jouw projectteams optimaal samenwerken, zonder de vertragingen en conflicten die zo vaak voorkomen bij interdisciplinaire samenwerking. Met onze ervaring in de energietransitie én onze bewezen aanpak, helpen we jouw organisatie om deze uitdagingen het hoofd te bieden en projecten succesvol af te ronden.
Ben je klaar om frictie in de samenwerking aan te pakken en jouw projecten binnen de energietransitie een boost te geven? Neem contact met ons op en ontdek hoe Critical Minds jou verder kan helpen.
Neem contact met ons op!