Waarom goed projectmanagement belangrijk is om slechte projectresultaten te voorkomen
De urgentie van de energietransitie is onmiskenbaar. Vooral omdat de energietransitie nu echt op stoom begint te komen, groeien zowel de omvang als de complexiteit van projecten. De oude manier van projectmanagement is dus niet altijd meer voldoende om de uitdagingen die hierbij komen kijken te trotseren. Dit maakt dat het van belang is om projectmanagement, projectbeheersing en de gezamenlijke processen binnen projecten te professionaliseren om zo de energietransitie succesvol te laten verlopen.
Hoe je goed projectmanagement kan inzetten om slechte projectresultaten te voorkomen, leggen wij daarom graag verder uit in deze blog. Hiermee creëer jij binnen jouw projecten:
- Direct grip op tijd en geld
- Overzicht in elke fase
- Helder perspectief vanuit alle stakeholders
Slechte projectresultaten kunnen dieperliggende oorzaken hebben
Projecten in de energietransitie zijn vaak complex en onvoorspelbaar. Dit is terug te zien in planningen die niet behaald worden, afgesproken levermomenten die gemist worden en budgetten die ruimschoots overschreden worden. Pijnpunten die vaak toch een diepere oorzaak kunnen hebben.
Waarom we dat zeggen? Omdat slechte projectresultaten lang niet altijd het gevolg zijn van één fout. Het gaat juist in veel gevallen om een opeenstapeling van kleine fouten. Denk aan onvolledige planningen of miscommunicaties die tot gevolg hebben dat er gebrek aan structuur is en projecten niet soepel verlopen.
Veelvoorkomende oorzaken van slechte projectresultaten in de energietransitie
- Onrealistische (project)planningen zonder draagvlak die hierdoor vervolgens niet haalbaar zijn;
- Niet genoeg rekening houden met de complexiteit van projecten;
- Budgetoverschrijding door gebrek aan inzicht in de kosten;
- Er wordt in de planning niet stilgestaan bij risicomanagement en onvoorziene omstandigheden;
- Geen inzicht in het overzicht: niemand heeft duidelijkheid over het proces waardoor frustraties en onduidelijkheden in projecten ontstaan.
Zorg voor goed projectmanagement
Het antwoord om al deze punten op te lossen? Projectmanagement! Goed projectmanagement is cruciaal om projecten efficiënt en soepel te laten verlopen. Al helemaal in een complexe branche als de energietransitie. Effectief projectmanagement zorgt niet alleen voor een nauwkeurige beheersing van alle domeinen binnen een project, maar biedt nog veel meer.
Zo helpt projectmanagement om realistische planningen op te zetten voor je projecten. Met realistisch wordt dus ook bedoeld dat er rekening is gehouden met onvoorziene omstandigheden en/of risico’s zodat het hele project niet geheel hoeft stil te vallen bij het optreden hiervan. Ook is strak budgetbeheer hierbij essentieel om niet langer last te hebben van grote budgetoverschrijdingen, waarbij de kosten zich maar blijven opstapelen.
Onze oplossingsrichtingen
Door middel van bijvoorbeeld een Earned Value Analysis wordt een projectmanager in staat gesteld om de voortgang op gebied van tijd én budget inzichtelijk te maken. Zo krijgt een projectmanager antwoord op de vragen: ‘Verzetten we genoeg werk om activiteiten op tijd af te ronden?’ en ‘Verzetten we het werk efficiënt genoeg om binnen budget te blijven?’.
Helaas laat de Earned Value Analysis niet zien wát er dan precies fout gaat. Om te kunnen achterhalen waar de knelpunten zitten in je project moet de huidige situatie gebenchmarkt kunnen worden aan het initiële plan. Dit plan kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op de Project Life Cycle.
Hierin is een project duidelijk gefaseerd, en worden deze fases duidelijk afgerond voordat er een nieuwe fase halsoverkop wordt opgestart. Zeker binnen de energietransitie, waar de druk op en complexiteit van projecten erg hoog is, is het van belang om een duidelijke lijn in het project te houden en doelmatig te werk te gaan.
Onze oplossingsrichtingen
Om je stakeholdermanagement in te richten kan het bijvoorbeeld helpen om met een systemische bril naar je stakeholders te kijken, waarbij een Systemisch Stakeholderveld kan worden gebruikt.
Een Systemisch Stakeholderveld is een opstelling van stakeholders waarmee een organisatie te maken heeft bij het realiseren van haar doelen. Deze methodiek zorgt ervoor dat een projectmanager met een ander en breder perspectief tegen bepaalde problemen aankijkt en hiermee dus tot belangrijke (nieuwe) inzichten kan komen.
Besteed aandacht aan stakeholdermanagement
Als laatste is transparantie en communicatie richting je stakeholders natuurlijk heel belangrijk. Hiermee is immers het hele projectteam continu op de hoogte van het proces, wat weer leidt tot betere onderlinge samenwerkingen. Maar ook de juiste manier van communiceren richting externe stakeholders is van cruciaal belang bij projecten binnen de energietransitie.
Deze projecten worden namelijk vaak geteisterd door bezwaren van belangrijke stakeholders. Dit komt omdat er bijvoorbeeld sprake is van een grote impact op de leefomgeving van omwonenden, werkomstandigheden van organisaties, en hiermee vervolgens ook op het verkrijgen van benodigde vergunningen vanuit bevoegd gezag. Om dit complexe speelveld aan stakeholders goed te managen is het van belang om je stakeholdermanagement goed in te richten. Hierbij dienen eerst alle belanghebbenden goed in te kaart gebracht te worden, waarna vervolgens per stakeholder de juiste communicatiestrategie wordt gekozen.
Goed projectmanagement is key!
Zoals je leest, biedt goed projectmanagement dus veel voordelen om slechte projectresultaten te voorkomen. Wil jij hiermee aan de slag om gevolgen als budgetoverschrijding, het niet behalen van deadlines, en ontevreden stakeholders te voorkomen? Onze Critical Minds helpen je hierbij!
Met onze jarenlange ervaring in projectmanagement en projectbeheersing helpen wij dagelijks bedrijven binnen de energietransitie. We vervullen zowel interim posities binnen projectteams en implementeren nieuwe werkwijzen. Samen zorgen we voor de juiste werkprocessen en het beste inzicht om maximaal resultaat te behalen. Kunnen wij jou helpen in jouw projecten? Kom met ons in contact. We bespreken graag de mogelijkheden.
Onze Critical Minds staan voor je klaar voor het beste resultaat!
Neem contact met ons op!